表扬信是向特定受信者表达对被表扬者优秀品行颂扬之情的一种专用书信。它主要用于作者在日常工作、生活中受益于被表扬者的高尚品行(或被其品行所感动)，特向被表扬者所在单位或其上级领导致信，以期使其受到表彰、奖励，使其精神发扬光大。
格式
1.标题。写成 "表扬信"即可。
2.称谓。一般写给被表扬人的上级领导单位。
3.事迹经过。
4.表扬的语句。
5.学习的语句。
种类
从表扬双方的关系来看，可以分为两种：上级对下级、团体对个人进行表扬的表扬信;群众之间进行表扬的表扬信。
从被表扬者的身份来看，表扬信又可分为两种：对集体进行表扬的表扬信;对个人进行表扬的表扬信。
注意事项
叙事要实事求是。对被表扬的人和事的叙述一定要准确无误，既不夸大，也不缩小。评价 要实事求是，恰如其分。
要用事实说理。要充分反映出对方的可贵品质。写动人事迹要做到见人、见事、见精神。不 要以空泛的说理代替了动人的事迹。
表扬信语气要热情、恳切，文字要朴素、精炼，篇幅要短小精悍。
表扬信可以组织名义写，也可以个人名义写。除信中给予的表扬外，也可以建议有关部门给予表扬。