会议场所的选择:
根据会议性质及人数作决定,通常需要注意一下几点:
(1)避免噪音严重的场所;
(2)空间大小要合适;
(3)预定开会所需要的时间,确定其他人使用会议场所的时间,并作宽裕的时间准备;
(4)其他。光照,桌椅,投影仪等
如果有欠缺的物品,会议前必须准备或会议当天携带。
会议议程表的制作:
会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大。由上级预定议事程序和执行方法,以及时间分配等,下属配合议程,详细检查接待方式,会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。
会议通知的写法和传达方法:
召开会议的要点决定后,就需要通知全体会议对象。内部会议一般应在五天到一周以前通知;外部的人员也参加的会议,至少要在一周或十天前发出邀请通知。如果是紧急会议,或者在召开之前时间有限,可暂时用口头或电话通知,但即使如此,也要通过短息等发出正式书面通知,以防有人听错会议时间、地点,耽误大事。
在写通知时,一定要有:
(1)会议的名称;
(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称;
(3)日期、时间(开始到结束的预定时间);
(4)地点(具体在几楼几号会议室);
(5)议题(或议事内容)
(6)主办者的联络处、电话号码等
(7)开会所在地,建筑物的名称、几楼、电话号码(必要时附地图)
(8)其他:注意事项、是否备有餐点、是否有停车场,或当天需要准备的资料,都要详细说明。
对外部参会人员,要随函附上回执,并明示期限,让对方能在期限以前回函通知是否参加。若逾期对方仍没有来信息告知是否参加,必须立即用电话联系。