书信礼仪:公文的格式

2020-07-16书信

书信礼仪:公文的格式

  导读:公文一般一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文时间、附注、附件、主题词、抄送单位、拟文部门、印发单位和印发时间等部分组成。函可省略主题词、拟文部门、印发单位和印发时间等部分

  1.涉及国家、企业秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号

  2.紧急公文应当标明“特急”、“急件”。特急件的确认,应以公司领导签字为准。

  3.公司文件、函的发文单位标识,分别为套红的“中国电信集团北方电信有限公司潍坊市分公司文件”、“中国电信集团北方电信有限公司潍坊市分公司函”。

  4.发文字号,包括单位代字、年份、序号。发文字号中的序号不编虚位。a.公司文件发文字号为“潍坊电信[xxxx]xxxx号,其中“潍坊电信”为发文代字,“[xxxx]”为年份,“xxxx”为序号。(以下类推)。b.潍坊电信函发文字号为“潍坊电信函[xxxx]xxxx号”,其中“潍坊电信函”为发文代字。

  5.上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话。

  6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外,一般不用标点符号。转发、批转文件,公文标题应避免重复用语和相同文种。主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称、统称。两个以上的主送单位,可区别情况,按国家行政区划、行政机关的.排序排列,或按先大后小、先外后内的原则排列。正文每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。

  结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“⑴”。公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其余应当使用阿拉伯数字。 公文如有附件,应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件通常与正件一起装订,位置自成文日期及附注之后另一页开始,在主题词前结束。如附件与正件分别装订,应在附件左上角标注“xx文件附件”字样。印发、转发、批转文件时,被印发、转发、批转的文件即是正件,不能称附件。通用公文均应当加盖印章。印章上不压正文、下压成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准。

  公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加圆括号标注。主题词应当根据公文的内容标注,标引顺序为类别词、类属词、公文文种,最多不超过5个。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,排列顺序与主送单位的排列顺序相同。如需抄送公司内部时,表述为:公司内部:各部门”。拟文部门名称使用规范简称。印发日期为打印完成的日期。文字从左至右横写、横排。

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