摘要:介绍了工程项目管理的程序,对工程建设项目各阶段审计工作的重点内容进行探讨,提出了适合内部工程审计的工作方法。
关键词:工程项目投资;审计方法;探讨
1 前言
工程项目投资管理审计方法有别于工程管理方法,工程管理方法是一套经过实践的、成熟的管理方法,而工程项目投资管理审计在不同的企业中方法是不相同的,是一个必须认真研讨的课题。工作中可借鉴工程管理方法模式,摸索适合内部工程审计的具体工作方法,保证企业内部工程审计工作有理、有利、有为。
工程项目管理程序分为投资论证决策阶段、设计阶段、实施阶段、竣工结算阶段、项目后评价阶段,在各阶段中,工程审计介入的最佳点和审计工作管理模式,是内审工作探索和创新的关健。
2 投资论证决策阶段
2.1 项目论证项目的论证过程同一般企业活动的决策有着相似之处,由于工程项目所具有的特点使得其决策将更为复杂,此阶段审计应根据自身的特点和要求,对投资规模的初步计划、建设工期及预期收益等资料进行收集,确保对各目标之间的关系进行充分分析。
通过项目论证应该关注三个方面:工艺技术、市场需求和财务经济。市场是前提,技术是手段,核心问题是财务经济,即投资盈利问题。
2.2 项目立项
立项阶段专业性要求较高,工程审计的主要工作是:(1)参加工程项目论证会议,认真听取专家的发言,了解工程项目的投资估算和企业生产经营战略及其工艺技术的可行性。
(2)到各项目所在单位,了解项目的立项依据,立项投资估算是否符合实际,了解项目的实施准备情况。
(3)项目批准后,及时到立项部门收集项目立项报告,建立相关工程审计档案。
(4)积极和项目部进行联系,对工程审计参与审计管理的方法进行沟通。
2.3 项目投资概算
实施控制的前提是确定合理的目标和制定科学的计划,在实施过程中不断检查、纠偏,从而形成一个反复循环的动态控制过程。此阶段工程审计要积极参与,对投资项目的各单项工程进行测算,确保决策的科学性。
内部审计工作在科学决策、合理确定投资、规避决策风险方面起到一些作用,但如何组织技术、财务等部门的相关专业人员对项目的完整性、客观性进行经济分析和评审,建立项目决策及实施的责任制度,明确相关部门及人员的责任等问题还需要认真探讨。
3 设计阶段
工程造价控制贯穿于项目建设全过程,在项目设计阶段实行工程造价控制是必要的,效果也是显著的,据有关资料分析,设计阶段对工程造价的影响占70%以上,工程审计应深知设计工作对工程质量和工程造价影响的重要性,努力推行优化设计和限额设计,在企业确定项目投资后,要按项目投资中的工程成本限额进行设计,不能占用不可预见费等,否则易形成超额设计。审计时,关注设计是否留有余地,根据设计图纸编制出的项目投资概算是否超过了投资额,因此工程审计的重点应放在限额设计上。
4 实施阶段
项目实施阶段是内审控制的重要环节。
4.1 建立和完善监督机制
建章立制,完善管理,规范项目建设,确保其顺利运行。工程审计从项目实施开始介入,从管理制度着手,促使工程管理规范化,督促项目部建立健全工程管理制度。
项目开始实施后,工程审计人员应根据企业工程管理实际情况,针对性地开展工作,重点要规范施工现场签证行为,督促相关部门起草签证管理制度,对各部门的职责、现场签证应遵循的原则、签证的具体要求、签证的资料管理等予以明确,避免因现场签证工作的疏忽造成工程结算时的争议。
4.2 招标环节的造价控制
在工程概算控制的前提下,明确各个招标项目的控制目标,在招标的前期准备工作中,通过信息收集与整理,研究市场价格及外部环境条件,确定影响造价目标的各种因素,预先分析目标偏离的可能性,拟定和采取各项预防性措施,以使造价控制得以实现。
(1)参与招标文件的讨论和技术交流在招标工作中,工程审计除了对招标程序进行监控外,对招标文件的审查也作为工作重点。招标文件作为招投标过程的纲领性文件,是整个工程项目造价控制的关键,应认真分析、仔细斟酌,做到准确、详细、周全,条款之间、文件之间相互衔接,避免出现矛盾,否则将会给施工管理与造价控制造成困难。
招标时可能会出现施工图设计还未完成的情况,这种情况可采取能够估算工程量的部分执行综合单价包干,其余部分执行费率包干。在招标文件起草后,工程审计认真研究关于单价包干所包含的所有工作内容、甲供材料的卸车费、保管费、二次转运费以及主要材料的价格变化、工程量的计算规则等,明确规定价格调整的方法、价格确定的时间、确定价格的方式等。招标文件若不清楚,那么在竣工结算时就会引起增加或变更部分价格如何执行的争议,类似这样的文件漏洞,往往成为中标单位追加工程款的突破口。工程审计应尽可能精确和细致计算工程量,做到不多算、不少算、不漏项、不留缺口,尽可能减少暂定项目,以防日后的工程造价追加。通过这些具体的工作,充分体现内审的监督与服务两大职能。
(2)标底的编制与审核
标底的编制与审核是不可分的',因此工程审计人员应主动协助其完成标底的编制与测算工作,只有对每项工程造价做到心中有数,才能达到对整个招标过程进行控制的目的,从而有效控制造价。
4.3 对合同条款法律风险的控制招标工作结束后,下一步工作就是合同的签订与审核。为防止由于合同条款签订不当而造成的商务风险,或由于双方对于合约条款的不同解释所产生的衍生问题,最大限度的规避工程风险,我们要对合同的合法性、效益性、可操作性及风险可控性进行研究,协助业务部门规范商务合同内容,加强合同审查,重点合同应逐字、逐句、逐条的认真研究,提出具体的修改意见,尽可能的降低和规避合同风险,做到事前控制。
4.4 工程造价的动态控制
在项目开始实施后,将投资估算进行分解,形成完整的资金概算计划表,在项目实施过程中,该项目所对应的概算值就是首先控制的目标,为做好对工程费用实行动态管理,可以每个合同的支付情况都登记建账,将每个合同都落实到对应概算中,随时掌握项目的资金使用情况。如果发现某个单项超出了概算就及时分析原因提出审计建议,协助项目部共同抓好造价控制工作,保证整个项目资金在计划范围内合理的利用。
资金的支付计划是内控的又一重点,通过定期了解工程项目的资金支付情况,细化工程动态表,掌握工程的进展情况。到了月末节点,如果资金超计划支付,就要检查资金支付是否正常,如果资金没有按计划支付,就要督促项目部加快设备制造及工程建设的步伐,帮助他们分析进度延迟的原因,找出可能会影响整个工程进展的症结所在。
通过动态控制方法和手段跟踪、检查,可以及时掌握工程进度中的异常情况,为公司领导提供正确的信息,帮助建立有效的信息反馈系统。采用该方法的难点在于编制资金支付计划的合理性和科学性,编制的计划也要根据工程的进度和合同的签订情况不断的调整以保持它的合理性。由于市场的变化及供应商的不同,付款方式、进度款的节点多种多样性,造成在实际操作中困难很多,因此计划的制订非常重要。
4.5 工程进度的动态控制
施工进度的控制是一个计划编制、检查分析与反馈调整的动态控制过程,其目标只有一个,就是实现工程进度控制总目标。内审工作重点就是对项目进度偏差原因的分析,工程审计在检查过程中发现进度偏差要分析原因,并及时向公司反映情况。为更好的控制项目进度,工程审计可以依据项目部提供的横道图及进度表,该图表简明易懂,可操作性强,结构完整,可以全面反映整个工程的进度完成情况。
4.6 工程施工的内审工作
内审工作在工程实施过程中,应加强对三个方面的控制:(1)现场施工签证单:要通过采取总价包干或单价包干等合同形式严格控制现场签证数量,将签证单按技术签证、属施工方原因进行变更的签证、设计变更签证进行分类,以便于结算。对工程的现场施工签证进行抽查,检查签证内容是否存在不明确、界限是否超合同、材料供应的不真实以及工程量签订的不真实等。
(2)材料价格:工程审计人员重点关注施工材料价格,组织项目部进行市场询价,审计应参与监督。
(3)隐蔽工程:对隐蔽工程项目,内审的主要工作是检查原始记录的真实性,使其真实反映工程造价。
5 竣工结算阶段
结算审计工作是工程审计工作重点,为确保有限资源合理运用,可以采取以下方法:(1)针对小型项目,以审计检查来促进相关管理部门的工作质量提高,审计发现的问题及时督促相关单位制定措施加以解决,并通过规范管理制度,控制问题发生的源头,发挥审计监督监控作用。
(2)大型工程采取内审控制的原则。大型工程结算中存在审核的面和点如何掌控的问题,所有大型结算都全面铺开进行详细审核,从造价的角度来说肯定是有成效的,但对人员和时间的安排上困难很大,因此可采用全面控制和重点抽查相结合的结算审核方法,事前对不同的承包方式(总包工程、按实结算工程)确定具体实施方案,审计重点应放在工程量的增补审核上,以每一项概算指标为基础,确保费用的控制。
6 项目经济效益的后评价
项目后评价是指对已竣工项目的目的、执行过程、效益、作用和影响所进行系统、客观的分析。通过对投资活动进行全面系统的检查总结,对照项目立项决策、设计的经济技术要求,判断是否达到投资预期的目标,项目的主要效益指标是否实现,项目或规划是否合理有效,仔细分析找出成败的原因,总结经验教训,反馈及时有效的信息,为以后项目的决策和增强投资决策管理水平提出建议,从而达到提升投资效益的目的。
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