文秘专业知识

2020-06-26实用文

  文秘的专业知识就是办文,办会,办事。办文就是要学会写文章,各类文种的写作,比如说:请示,批复,报告,通知,通告,意见,合同等等。办会就是要能组织和策划各种会议。办事就是有一般办公室管理知识。能很好地处理办公室的日常事务。

  秘书的定义

  1.秘书服务的根本对象是领导者;

  2.秘书活动的基本方式是处理信息和事务;

  3.秘书活动的根本性质是辅助性。

  类别层次

  类别

  按秘书的从属和服务对象的角度,可分公务秘书和私人秘书两类。

  以秘书在组织内部的工作分工来分,可以分为:行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书。

  以秘书从事工作的行业特征来分,可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等。

  层次

  在秘书职位的纵向层次上分为:初级秘书、中级秘书和高级秘书。

  包含4层含义:

  1.体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次。

  2.体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例。

  3.体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差。

  4.体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别。

  职业特征

  【(一)秘书的职业特征】

  服务的直接性和稳定性。

  知识化和专业化。

  年轻化和女性化。

  【(二)秘书日益成为现代社会急需的软人才】

  秘书是“软人才”中的代表之一。

  秘书的职业通道很长,中国加入WTO,为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。

  工作性质

  【(一)秘书的.根本性质——辅助性】

  1.辅助性是秘书部门天生的属性。

  2.辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求。

  3.辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的。

  【(二)秘书工作的特征】

  1.中介性

  秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用,另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。

  2.直接性

  秘书工作的直接性体现在:在行政组织上,在岗位设置上,在工作程序上。

  3.全面性

  是体现在职能辅助的全面性上。

  是体现在过程辅助的全面性上。

  4.服务性

  人们把秘书工作比喻为“上管天文地理,下管鸡毛蒜皮”,把秘书工作说成“没大没小,没完没了”。

  5.被动性

  秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。

  秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。

  6.潜隐性

  秘书工作的潜隐性表现在三个方面:

  活动名义的假借性。

  活动过程的幕后性。

  劳动成果的潜在性。

  7.机密性

  对重要信息进行保密工作。

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