第一印象有大约40%的内容还与声音有关。音调、语气、语速、节奏都将影响第一印象的形成。因此,双方在交流过程中也要注意语调优雅、吐字清楚、声音高低得当、语气柔和、情感真挚、以诚相待,处处注意树立良好的企业形象。秘书掌握沟通的语言交流的礼仪与技巧是密切面试双方关系的关键。秘书学会合理运用语言的特点,在交谈中使用礼貌性语言,善于运用理解、含蓄、亲切及灵活多变的语言交际方式,就能促进心灵相通,促进相互理解和信任,达到与应聘者交谈取得圆满的结果、吸引人才等目的,使招聘工作得以顺利进行。
(三)举止文雅
秘书在招聘工作环节中,除了注重仪表和谈话礼仪外,还要掌握辅助语言礼仪,即态势语言。态势语包括表情语、动作语和体姿语。
1.文雅的动作。招聘工作中,秘书可使用恰当的手势请应聘者坐下,并在与应聘者进行应聘资料的交接时注意双手递接,体现对对方的尊重。手势活动幅度不宜过大,应节奏明快、自然文雅。
2.微笑的表情。卡耐基说过:“微笑能照亮所有看到他的人,像是穿过乌云的太阳,带给人们温暖。”微笑可以反映出一个积极的形象,表现友善,同时它也是与人沟通的催化剂。面带微笑,可以表达对他人的尊敬和礼貌,拉近人与人的距离,表现诚意。
3.亲切的眼神。微笑离不开眼睛的神采,在招聘环节中,秘书应面带微笑,双目平视对方,眼神真挚,体现出平易近人的感觉。交谈中应时时注意眼神的关注,体现出对交谈对象的尊重,不应左顾右盼,心不在焉。
4.正确的姿态。秘书在招聘过程中,姿态使用主要包括立姿和坐姿。立姿要求脊背挺直、胸部挺起,不要弯腰曲背;坐姿要求是腰部挺起,上身要直,不要给人以“瘫倒在椅子上的感觉”,身子可适当前倾让人感觉你对谈话内容有兴趣。优雅的坐姿传递着自信、友好、热情的信息,同时也显示出高雅庄重的良好风范。就坐后,要注意单手或双手放在桌下或是双肘支在面前的桌子上、夹在两腿间都是不允许的。