三是通报己方今后计划。在介绍客观事态的同时,亦应告知收信者己方的对策以及已经采取的行动。
四是促进彼此合作。通知函的目的之一,就是要推动收信方与寄信方的合作。
五是表达含蓄委婉。不论是介绍己方举措,还是敦促对方参与,在表达上都要委婉含蓄。要力戒语气生硬,强人所难,或者唠唠叨叨。
3.确认函
确认函,在此是指专为确认某事而向交往对象所寄送的信函。在公务交往中,确认函是最为常用的信函之一。因为确认函意在对某种事实、某种意向进行确定,所以它在写作上具有更高的规范性要求。写作确认函,应对下列五点多加注意:
一是明确应予确认的有关事项。此项内容是确认函关键内容所在,故应反复核对,确保不发生任何差错。
二是逐一列出相应的附加条件。凡对所确认的事项附加各项具体条件的,在确认函里应向收信者予以明确。
三是陈述己方对此的基本立场。在确认函之中,确认方应再次承诺自己遵守约定,绝不随意对此反复,或是临场变卦。
四是要求收信方对此予以确认。在一般情况下,确认方均会在确认函中要求对方对此进行确认。具体的方式,可以是另行致函,也可以是在此信上签署意见。
五是在信函末尾正式署名。正规的确认函,均需有关人员或相关单位的负责人在其末尾亲笔签署自己的姓名。有时,往往需要联合署名,或由单位法人代表亲自署名。必要时,还须加盖本单位公章。
4.感谢函
在公务交往中,感谢函是指专为感谢某人或某单位而写作的信函。一般而言,收到礼品、出席宴会、得到关照之后,均应寄出专门的感谢函。一封恰如其分的感谢函,往往可以显示写作者的教养。写作感谢函,通常应注意以下四点: