第三讲 公文写作的基本原理
一、公文的主题
主题是公文的主要思想和中心内容。在某些公文中表现为作者的主要思想和基本观点;在有些公文中又表现为主要事件或主要问题所蕴含的客观意义。公文的主题是整篇公文的核心、灵魂和统帅，它具有决定材料的取舍，支配公文的谋篇布局，制约表达手法的运用，影响公文遣词造句，彰显公文价值等诸多方面的地位和作用。公文主题的基本要求是：正确深刻、集中单一、鲜明确切。
在提炼公文的主题时，不能将主题等同于课题、论题、标题。课题是学术论文或调研报告所研究和讨论的主要问题;论题是议论性文体所要论证的问题，是文章内容的性质和基本范围和概括反映;标题则是公文的名称、旗帜。标题的形式通常又分为主标题、副标题和小标题。
二、公文的材料
材料是作者为某一写作目的而从公务活动领域调查、搜集，并写入公文中用以表现主题的一系列客观事实和理性观念。其中，客观事实包括时间、空间、人物、事件、原因、结果、数据等;理性观念包括理论观点、科学原理、定义概念、看法结论及格言警句等。
(一)材料与主题的关系
材料是提炼和形成公文主题的基础，尤如屋之砖瓦，木之根系;材料又是表现、深化主题的手段。主题必须通过材料来表现、支撑，否则将会是无根之木，无源之水;材料的取舍受主题的制约。在材料的使用上，必须根据主题的需要而定，凡是能够有力地表现主题或支持观点的材料，就必须予以高度重视，广泛采用。凡是与表现主题无关或关系不大的，应坚决舍弃，切忌牵强附会，画蛇添足。
(二)选材要求
一是要可靠真实。公文中使用的材料，是制订政策、表达思想、说明意见的依据。为此，选材中要认真甄别材料的真伪和可靠程度，确保绝对真实，不得虚构失真。
二是要典型集中。要选取最具代表性和普遍性，最能揭示主题思想、最有说服力的材料，集中表现公文所主张的观点和意见。
三是要新鲜有力。一般而论，公文所选用的材料应以新情况、新事物、新矛盾、新变化、新措施为优。但也要因文而异，新闻要求绝对的新，公文要求相对的新，而一般应用文则对新的要求不太严格。
(三)材料的搜集
公文材料的搜集渠道通常包括专题调查、间接搜集和日常积累。专题调查是根据主题的要求，由作者直接就某一方面的情况和问题有目的地进行调研，调研务必深入扎实、周密、细致、系统、全面，还要尊重客观事实。要善于透过现象看本质，辩证地加以分析和认识，从而得出正确结论。间接搜集是通过报刊、文件、材料等广泛获取与主题相关的信息，并加以科学整理和运用。日常积累是指作者在工作实践、公文撰写、日常学习中长期积累的信息、经验，这是材料搜集最基本的途径。
(四)材料的加工
在材料搜集过程中获取的信息只是一般素材，要把素材作为公文的材料使用，就必须进行加工、整理。通常要对其进行归类、筛选、排列、组合，使之能充分发挥烘托主题的作用。
三、公文的结构
结构是指公文的谋篇布局和组织安排。其目的是根据主题的需要，把材料有步骤、分主次地组织起来，形成一个完整、严密、连贯、有机的整体。结构的搭建必须遵循客观事物的规律性、材料组织的严密性、问题剖析的透彻性和事理叙述的逻辑性。否则，公文将会成为杂乱无序、无法通晓的材料堆积物。
公文结构的基本要求是：格式规范、单纯平直、条款分明、布局严密。内容安排通常包括开头、主体、结尾三大部分。
(一)开头
开头是公文的开端部分，它是展开公文主体内容的起点，对读者理解全文起引导作用。其写法因文而异、灵活多样。主要有概述式、引述式、原由式、结论式四种。不论何种形式的开头，其写作要求都是一致的，就是要开门见山、紧扣事由、表明目的、点明主旨、阐明要义。
(二)主体
正文的主体部分，是公文的主要内容，是公文的核心。其特点是文字较长，不同文种在具体写法上有着不同的相对规范的格式。有的分段，有的不分段，多数采用条款式结构，要求条分缕析，条理清楚。
公文主体结构层次的安排主要有并列式、递进式、因果式三种形式。其中，并列式的特点是对主题思想所包含的几个主要问题进行整理归类，分别叙述、说明或论述;递进式的特点是依据事理的逻辑顺序，层层推进，环环相扣，每一层次都以上一层意思为叙述、说明、论证的基础，各层之间形成步步深入，层层递进的关系;因果式结构是依照事物自身的因果关系，或从因到果，或由果溯因安排层次。上述三种结构形式中不论何种，其一般要求都是观点鲜明、叙事简洁、层次清楚、条理分明、单纯平直、朴实明快、说理有力。
(三)结尾
结尾是公文的终结和收束部分，是对公文内容所阐述的结果进行综合性艺术处理。它对完成主题，结束全篇，帮助读者明确主旨，加深认识，增强说服力，以确定行为方向有着重要的作用。写作中既要力求独创、新颖、别致，又要遵循相对固定的格式和共同规律。其写作方式通常有总结式、说明式、强调式、请批式、自然式等。不论何种方式，总体写作要求是首尾呼应、自然有力、惯用格式、简明易懂。
在具体的公文写作实践中，公文结构的类型并非千篇一律，一层不变。除了如前所述的“三层式”(导语+主体+结尾)外，有的则根据公文的性质和内容采取“单层式”(只有正文或主体)或者“双层式”(导语+主体)，只要能简洁、有力地阐明公文的主题，完全不必受“三层式”所限，可因文而异，各取所需。
四、公文的表达方式
公文的表达是把公文的观点、材料、结构等用特定的方式表达出来的技巧性过程。公文的表达方式主要有叙述、议论和说明。
(一)叙述
叙述是一种叙说和交待人物经历和事物发展过程的表达方式。通常包括“叙事”和“写人”两个方面，但公文以“叙事”居多。这种表达方式多用于请示、报告、简报、通报等文种。其作用主要是反映情况，交流思想，说明主题。叙述中多为第一人称，但撰写先进事迹材料等应用文，则常用第三人称。叙述的方法包括顺叙、倒叙、插叙、分叙等。其基本要求是概叙为主，贯直勿曲。
(二)议论
议论，就是议事论理。是作者对所述情况或事件进行的分析阐述，或剖析评论，或表明自己的观点、意见、主张、态度。公文中的议论有别于论文中的议论，公文主要是议事，论文则以说理为主。议论作为公文的表达方式，其要求则与一般的论文一样，要有论点、论据和论证三要素，论证的方法也通常为“立论”和“驳论”，常见的有例证法、引证法、分析法和对比法等。公文议论的撰写要求是据事论理、简明有力。
(三)说明
说明，是用简明扼要的文字，解说事件的情况、性质、特征和因果关系的一种表达方式。说明的对象既可以是具体的事实、事物，也可以是抽象的概念、事理。在公文撰写中，说明表达方式占有很大的比重，起着十分重要的作用。从说明的方法上而言，通常有定义说明、诠释说明、举例说明、数字说明、图表说明、分类说明和比较说明等，其写作要求是客观详实、扼要有序。
五、公文的语言
语言是思想的直接表现，是使公文的内容得以完美表达的文字符号。公文中的语言相较于文学作品中的语言有着独有的特性，它是一种典型的应用型语言，强调通俗易懂，朴实无华。在公文写作中遣词造句要力戒文过饰非、华而不实，应用技巧上要做到语体因文而异，多用专业术语;句法简洁明了，多采介宾短语。就写作实践而言，还可以适当地用一些模糊语言。公文语言的总体要求是：准确、简明、平实、得体。