一、标题
一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成，位置在第一行正中。
二、称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机关、单位、团体的表扬信，开头则不必再写受文单位。
三、正文
正文的内容要另起一行，空两格写，一般来说以下内容应该写出：
1.表扬的理由。用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果和意义。叙述要清楚，要突出最本质的方面，用事实说话，尽量不要空泛地谈道理。
2.行为的意义，在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义,如指出这种行为属于哪种好思想、好风尚、好道德。
四、结尾
该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某位员工给予表扬，如“某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬”。如果表扬信是写给受表扬者本人的，则感情应当深入，适当谈些“我们深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。在结尾处写上“此致敬礼”等结束用语，“此致”、“祝”等字要写在行尾，其余的字要另起一行顶格写。
五、落款
落款应写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。
范文
****物业公司领导：
您们好!
今天，我是怀着诚挚的谢意向你们表示感谢的，尤其是保安部门的***同志。
本周一，我上班时突然发现原来挂在皮带上的公司的门卡不见了，心想一定是丢在外边了。虽然不值什么钱但上班很不方便，补办手续繁杂。正在我着急的时候，物业保安部打来电话，说保安***同志在楼道门口捡到一门卡，上面有我的姓名和公司电话。我当天就已领回失物，非常感谢***同志及保安部周到及时的服务。
一直以来保安部的小伙子们除了做好在小区站岗、巡逻、对外来车辆登记等职责内的工作外，还经常主动帮业主拿东西、帮助指挥业主车辆停靠、疏通道路、偕老扶幼、言行礼貌、助人为乐，让我一进小区就能感受到温暖的回家的感觉。
他们的精神实在是令人感动，在此对全体保安部同志表示感谢!同时也深深为物业公司那种主动为业主服务的工作风气所感动!
谢谢! 再一次向***同志表示感谢!
***业主
****年**月**日