道歉信是要向对方陈述无法答应的所请所托的原因，对不愿为的事，可声明自己的一贯主张，对不能为的请托，更应陈述理由，说明自己为什么不能为。
一、格式内容
【称谓】
收信人名字，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。
【正文】
这是信的主体，可以分三个部分来书写。
第一部分：简单交代对何事进行道歉
第二部分：解释事情发生的原因，消除误会或矛盾。
第三部分：再次表示遗憾和歉意，表明愿意补救的愿望，提出建议或安排。
【署名】
最后写上写信人的姓名和日期。
二、注意事项
1、事情原委要解释清楚。
2、说明情况与理由，实事求是，简明扼要。
3、态度诚恳。
4、用词委婉，语气温和，得体。
三、道歉信范文
【范文一】
尊敬的行管一班同学：
您们好！首先，对于这次院运会报名的事件，请允许我表示由衷的歉意！
由于工作疏忽，在这次院运会过程中做出了一些对您们不尊重的事情，给您们造成了十分不良的影响，这是我的失职。这次事件中，作为体委，我没有做好自己的本分工作，做事不够认真，以致于自己犯下了通知不到位等低级的错误，因此，在此，我向您们致歉！望见谅！并且我会认真检讨自己的行为，吸取教训，往后，我会以身作则，做好以后的工作，不再犯类似的错误。
道歉人：
日期：
【范文二】：给客户
尊敬的客户:
我司新厂自20ｘｘ年9月22日投产后，产能较以前有一定幅度的提高。但由于我司目前麻花生产部分工艺是手工操作，全自动生产线设备尚在安装、调试之中，加上产品销售自8月底开始至今是持续销售旺季，因此当前我司产能的增长赶不上全国市场客户销量的大幅度增长，货源供应不能充分满足广大客户的需求，导致贵司货不能按订单足量、按时发出，影响贵司销售，在此我司特向贵司表示深深的歉意!
为了解决当前货源供需缺口问题，我司现加大了生产工人招工力度，计划新增添生产线2条，并加紧对全自动生产线设备安装、调试进度，预计不久的将来，我司产能将得到充分的缓解。
感谢贵司给予我司的理解和大力支持!
顺颂商祺!
总经理:ｘｘ
ｘｘ科工贸有限公司