2015年9月12日晚8点，民乐一中在学术报告厅召开了2015-2016学年秋季运动会筹备工作会议，参会的领导有民乐县政协副主席、民乐一中常务副校长杨明，党委副书记张连俊，副校长杨瑛芳、杨海年、宋生福，各处室主任、副主任，各年级级主任，高一高二班主任及运动会工作人员。大会由副校长杨海年主持。
首先，政教处副主任苏琥对秋季运动会职责及分工做了具体详细地安排。接着，政教处主任赵泯就运动会期间的作息时间、纪律及安全事宜做了安排。最后，副校长杨海年对大会的会场布置、体育竞技、组织纪律、宣传报道、氛围营造、会场秩序、安全保卫、环境卫生、医疗保障、后勤服务等工作的安排部署又进行了强调。他要求，各工作组要相互配合，抓好各项工作的落实，尤其是要强化安全意识，相关部门要逐一排查安全隐患，做到“三及时”，即及时发现、及时上报、及时处理，加强校园管理，确保运动会顺利进行，取得预期效果。