一、会议记录的概念
会议记录是开会时当场把会议的组织情况和会上的主要内容记录下来的书面材料。
二、会议记录的特点
1．现场实录性
会议记录的一个显著特点是写作方式的现场实录性，这个特点是其它任何事务文书所不具备的。
2.实际效用的多面性
会议记录是一种全面反映会议情况的现场实录，它不是专为某单一、具体的目的而行文，它可以从多方面来为社会管理工作服务，有多面的效用。
三、会议记录的结构、写法
会议记录一般由会议组织情况和会议内容情况两部分组成。
1．会议组织情况
(1)标题。有这样几种形式：一种是“某机关或机构（某年）某次（某某）会议记录”的格式，如《XX公司1995年第X次办公会议记录》。一种是“某组织或单位某会议记录”的格式，如《X X大学第X届教职工代表大会第X次会议记录》。一种是只陈述事由的“某某会议记录”的格式，如《发展乡镇工业座谈会记录》。
(2)会议时间。要写得具体清楚，如“某年、月、日某时至某时”。
(3)会议地点。
(4)召集部门。召集会议的单位或机构的名称。
(5)出席人。若是小型会议，要逐一写明出席者的姓名、职务。若是大中型会议，可以只写明出席人数和与会者的范围。
(6)缺席人。若缺席人数少，要写明缺席者的姓名、原因。缺席人数多，则只写缺席人数。
(7)列席人。即因工作需要而参加会议的非正式成员。要写出其单位、职务等。
(8)主持人或会议主席。写清楚其姓名、单位、职务等。
(9)记录人。
2.会议内容情况
这是会议记录的主体部分，主要包括会议的议程、议题，会上的讲话、报告，会上有关文件、精神的传达，与会者的发言，会议讨论情况，会议的议决事项，主持人的总结发言等。通常的记录方法有二：一是详细记录，即把会上所有的讲话、发言都具体完整地记下来。二是摘要记录，即摘要记下会议的中心内容及每个人发言的要点。会议完了，在会议记录的末尾另起行写上“散会”二字。待记录整理后，主持人和记录人同时签字。
四、会议记录的写作要求
1.要有敏锐的听力和速记能力，要做到记得快，记得全，记得准，记得清楚。
2.记录后应及时整理，进行校对补正，使记录完整，无缺无误。
国庆筹备委员会第二次会议记录
日期：一九八七年九月五日上午十时
地点：中华总商会三楼会议室
出席者：孙力军、赵全兴、丘仲云、张玉德、寇威、马芳世、洪建华、顾京生、郁有材
列席者：周有复、蒋龙云、钱家栋
主持人：孙力军
记录：马芳世
甲报告事项
一、主持人报告国庆筹备委员会第一次会议以来工作情况。
二、宣传部报告国庆特刊发稿的主要内容。
三、财务部报告经费筹集情况及使用意见。
乙讨论事项
一、关于今年国庆联欢晚会节目安排问题。
讨论决定：交由文娱部负责组织。
二、关于少数集体会员机构尚未交来国庆活动筹备经费问题。
讨论决定：限一周内交清。
三、关于今年国庆招待会地点问题。
讨论决定：交由总务部负责与港九各大酒店接洽，选定地点。
四、下次会议时间问题。
讨论决定：定于本月十五日下午二时在本会议室继续举行。
散会：十一时五十分。
主持人：孙力军（签名）