4.3.1 推荐信的功能
在欧美国家，推荐信是求职时的必备的个人资料之一，是对求职者的人品、能力、性情等个人情况给予客观介绍，而又带有褒扬倾向的一种事务性信函。提交推荐信的目的，在于使用人单位对申请人的某些主导方面获得客观了解，从而有利于对申请人的素质进行综合分析，在众多申请者中择优录用。
到国内的外资与中外合资企业、公司谋职，或到国外就业，根据欧美国家的传统，求职者一般都要在求职信或简历中注明推荐人姓名和通讯地址，或注明愿意提供推荐人选，也就是说愿意由推荐人提交推荐信函。当用人单位认为你初选合格，这时，有没有推荐信作为支持性文件，或者有没有内容恰当、文辞合体的推荐信作为支持性文件，便成为最终能否录用的关键环节。否则就会功亏一篑，导致求职失败。由此可见，推荐信写作也是求职全过程中的一个重要环节，应该精心策划，不能马虎从事，掉以轻心。
4.3.2 推荐信的使用分类
从使用的角度，推荐信大体上可分为两个类型：一为通用型，一为专用型。
所谓通用型，是指用于非特定单位和非特定阅信人的推荐信。写这种推荐信时，无论用何种信笺，信头部分都不可以注明写信人地址，只注明写信日期即可。同时，还可不写收信人的封内地址，称呼部分也不用特定的称呼，而代之以“致有关人士”即可。
由于通用型推荐信不是为特定对象而写，故适用范围较广。同一封推荐信可以复印多份，供被推荐人邮寄或面交不同的用人单位的主管人员。
所谓专用型，是指推荐人应被推荐人的请求，或回复用人单位人事部门的询问而写给特定单位或特定收信人的推荐信。这种推荐信不省略信头中的发信人地址（除非使用带有信头的公文信笺）与发信日期，也不能省略收信人的封内地址和称呼。也就是说，这种推荐信的信头、封内地址及称呼的写法与申请信相同。需要注意的是这种推荐信不能由被推荐人面交对方，被推荐人可以阅读信文内容，如认为没有不当之处需要修改，就可由推荐人直接邮寄给用人单位的人事主管部门。
4.3.3 推荐信写作要点
一、语气热情诚恳，介绍实事求是
推荐信应多写被推荐人的优点，要充分肯定其成绩，但也不能言过其实，或编造杜撰。如果被推荐人的确有突出之处值得夸耀，介绍措辞仍以作些保留为好。推荐人对被推荐人的赞许与推荐之意，应在实际情况的客观叙述之中自然流露出来。
二、信文篇幅以一页为宜
推荐信的篇幅不应过长，一般以不超过一页为宜。但也不能寥寥数语，敷衍了事。否则，被推荐人认为你缺乏玉成其事的诚意，而用人单位则会认为你对被推荐人缺乏基本的了解。 三，精心组织正文内容
正文一般包括以下几个方面，应予精心组织：
1、为便于对方查阅、归档，正文部分应尽快提及被推荐人的全名，此外，拼写被推荐人的全名时，应与被推荐人的求职信或简历上的拼写法完全相同，否则，会使对方造成误解，
不便对方资料归档，最终导致影响被推荐人的申请事宜。为避免失误，被推荐人在请求他人写推荐信时，应主动将个人姓名的准确拼写方法及有关细节提供给推荐人，以方便推荐人组织材料，构思写作。
2、开宗明义，表明态度，说明自己乐意推荐某人，也可连带说明自己同被推荐人之间的关系，如师生关系、同事关系、上下级关系、邻里关系等。例如：
我极为高兴地推荐我的一名学生XXX进入贵公司担任XXX一职。
专用推荐信往往以回复用人单位的询问作为正文的起始语。例如：
5月14日垂询有关XXX的大学学历事，兹欣然作复。
3、接下来可介绍与被推荐人何时认识、熟悉程度、有何联系等内容。
4、正文中的重点是对被推荐人的人品、能力、性格特点所作的'介绍。组织这部分内容时，要在客观叙述中体现出推荐人个人的倾向，尽可能做到言简意赅，点面结合。
5、正文的最后部分，一般都以提出建议作为结束，即推荐人建议用人单位对被推荐人的申请惠予考虑，聘用被推荐人。有时，也可就对方接受自己的推荐表示谢意结束全文。例如： 毋庸置疑，XXX已为他的申请的职位作好了充分的准备。我毫无保留地支持他的申请。 如蒙考虑XXX加入贵公司的申请，本人不胜感激。
四、签名之后应注明推荐人的职衔或职称
为示慎重与推荐的权威性，推荐信在签名之后应注明推荐人的职衔或职称。如果使用的是普通信笺，而不是带有信头的公文信笺，为便于对方联系，最好在职衔或职称之下再注上推荐人的通讯地址（包括单位名称、地址、电话以及邮政编码等）。
有些公司在聘人上较为严格、慎重，为全面了解候选人各方面的表现，会要求他们提供两到三份推荐信。一些公司根据自己希望了解的情况，设计了统一格式的推荐信，连同求职申请表一同交给应征人，让应征人自己找合适的人（以前的任课老师、系主任、原单位负责人等）填写，再直接寄给公司，或填好后交还应征人，由应征人连同求职申请表一同呈交公司。
另一些公司不设计统一的推荐信表格，而由推荐人自行书写。