（1）看对象说话，欢迎词的概念。
欢迎词多用于对外交往。在各社会组织的对外交往中，所迎接的宾客可能是多方面的，如上级领导、检查团、考察团等。来访目的不同，欢迎的情由也应不同。欢迎词要有针对性，看对象说话，表达不同的情谊。
（2）看场合说话。
欢迎的场合。仪式也是多种多样的，有隆重的欢迎大会、酒会、宴会、记者招待会；有一般的座谈会、展销会、订货会等。欢迎词要看场合说话。该严肃则严肃，该轻松则轻松。
（3）热情而不失分寸。
欢迎应出于真心实意，热情、谦逊、有礼。语言亲切，饱含真情。注意分寸，不亢不卑。
（4）称呼。
由于是用于对外（本组织以外的宾客）交往，欢迎词的称呼比开幕词、闭幕词更具有感情色彩，更需热情有礼。为表示尊重，要称呼全名。在姓名前或后面加上职衔或“先生：”、“女士：”。
欢迎词的结构由标题、称呼、开头、正文、结语、署名六部分构成，秘书工作《欢迎词的概念》。
（1）标题。标题有两种形式。
1）欢迎场合或对象加文种构成，如《在校庆75周年纪念会上的欢迎词》
2）用文种“欢迎词”作标题。
（2）称呼。提行项格加冒号称呼对象。面对宾客，宜用亲切的尊称，如“亲爱的朋友：”、“尊敬的领导：”等。
（3）开头。用一句话表示欢迎的意思。
（4）正文。说明欢迎的情由，可叙述彼此的交往、情谊，说明交往的意义。对初次来访者，可多介绍本组织的情况。
（5）结语。用敬语表示祝愿。
（6）署名。
用于讲话的欢迎词无须署名。若需刊载，则应在题目下面或文末署名。