在高等院校的四大职能中，科学研究可对其它三项职能起到奠定基础与促进的作用，其发挥的功能已越来越大。近年来，为了增强我国的科技创新能力，各项科研经费的投入也得到了大幅度增加。各级政府部门设立科研项目，提供研究经费，为高等院校、科研院所以及企业之间搭建了沟通合作的桥梁。因此，高校科研管理工作质量的高低在很大程度上直接影响到科研水平的提高。高校基层科研秘书是学校基层科研管理队伍的重要力量，加强高校基层科技管理队伍尤其是科研秘书的素质建设，对提高高校科技管理水平与管理质量具有重要的现实意义。与此同时，基层科研秘书也应把握好自己的角色与服务定位，提高服务的水平与能力，促进科研整体实力。
1 高校科研管理体制存在的问题与基层科研秘书队伍的现状
1.1 不够成熟的科研评价体制
目前，国内的科研评价体制仍然存在比较普遍的以针对人的考核评价来代替应有的针对科研活动本身评价的现象，针对不同的学科，科研考核的分类还不够明确。同时，对科研成果的评价重量轻质，不够严格，重复研究的现象普遍存在。职称、福利等一切均与科研工作挂钩，导致科研工作人员浮躁、功利，只在意成果的数量而不顾质量，进而造成科研工作成果难成大器。
1.2 科研管理权限过分集中
长期以来，高校的科研管理实行由科技处对学院、系的直接、集中管理，这一管理模式导致学院等缺乏必要的管理权限与管理责任，从而使其丧失了对科研管理的积极性与主动性，同时，还严重制约了科研工作者跨学科大规模从事科学研究活动的积极性与可能性。过于机械化的行政管理手段，使得科研管理秘书在整个科研管理工作中仅仅发挥着“传话筒”的作用，工作上缺乏主动性，在工作中过于重视管理而忽略服务，以至于难以充分调动科研人员的积极性。
1.3 科研管理秘书队伍不稳定，素质凾待提高
高校基层科研秘书队伍大部分没有接受过专业的管理科学基本训练与教育，对高等教育的发展以及管理规律不甚了解，更谈不上深入研究。在实际的工作中，从管理到具体的工作，均没有一套科学的管理办法与制度。同时，由于基层科研管理秘书工作任务繁重，编制比较紧张，相对来说待遇又偏低，从而导致其队伍流动性较大，使得科研管理工作稳定性不好。再者，各高校对基础科研管理人员在不同程度上存在着“重使用，轻培养”的问题，基础人员很难有外出学习与培训的机会，从而造成基层的科研管理工作始终处于低水平状态。
2 基层科研秘书的工作性质与工作职责
院系基层科研秘书的工作是协助学院科研院长以及学校科研管理部门对学院科研工作进行管理与服务，其工作的职责是在学校、学院相关领导的调控下，遵循相关的科研管理原则及管理手段，协调、组织各项科研工作，为顺利完成各项科研任务提供保障与条件。由此，其工作的职责主要体现在如下几个方面：协助科研院长安排、落实本院系的各项科研任务并具体从事相关管理工作，了解并掌握各项科研项目中存在的问题，及时反馈并给出意见及建议;完成各类项目及科研成果的收集、登记、统计、核定以及协助做好鉴定、成果奖申报等工作;做好学院各类科研管理文件、文档等材料的归档工作，负责科研统计及年度科研报表工作等。
3 院系基层科研秘书的角色与服务定位
院系基层科研秘书的角色与服务定位主要体现在两个方面：秘书特性与科研特性。其中，前者是首要及核心的。秘书特性的角色定位要求科研秘书要服从科研院长的安排，完成领导交代的任务，起到对领导的辅助作用。科研秘书的科研特性则要求其要推动学院的科研建设，为学院教师发展其科研工作创造条件，发挥好连接院系科研人员、学院以及学校科研管理部门的纽带作用。鉴于基层科研秘书工作的两重特性，其角色与服务定位主要体现在如下方面。
3.1 院系基层科研管理秘书是学院科研院长的辅助者、参谋者
秘书特性决定了基层科研秘书需服从分管领导的任务安排，辅助其完成对学院科研工作的管理，协调各个部门以及学院科研团队间的关系，促进科研工作的顺利开展。同时，还需协助科研院长做好学院科研工作的决策，贯彻并落实决策工作的执行，及时收集、反馈决策执行的情况与效果，确保决策的时效性，不断提高服务的质量与水平，提高学院科研工作者进行科学研究的积极性。
3.2 院系基层科研管理秘书是学校、学院科研信息的传播者
基层科研秘书是学校各类科研信息的直接传播者。从事科研管理工作的院系科研秘书需要及时了解、掌握多方面的科研信息以及学院的科研动态，并及时的完成对学校、学院以及从事科研教师的上传下达的信息传递任务，为学校乃至学院与基层科研工作者之间搭建畅通的信息通道，担当好信息传输纽带的作用。这是保障基础科研工作者科研工作顺利开展，保障科研管理工作正常进行的前提条件。
3.3 院系基层科研管理秘书是学校、学院科研政策的执行者
为提升学校科研工作者的科研能力，通常高校在科研管理等方面会出台相关的激励措施与管理制度，作为基层的科研管理工作者，科研秘书在角色上就成为了学校各项科研管理政策的具体执行者。这样一来，就要求其务必理解学校的各项政策并加以贯彻执行与灵活应用，及时、高效并真实地传递相关科研政策与信息，维护学院教师从事科学研究的利益，最大程度的调动学院教师开展科学研究的积极性与主动性。
3.4 院系基层科研管理秘书要力争成为学科科研动态的知情人
作为基层的科研管理与服务人员，院系科研秘书由于长期直接与本学科从事科学研究的教师们联系，并掌握着他们详细的科研信息与科研动态。因此，科研秘书在提高自身思想、理论及政策水平的同时，还要不断加强自身专业知识面的拓展，不断充实、丰富自己以适应工作的需要，力争成为学科科研动态的知情人，辅助科研院长实现本学院科研资源的优化配置，提升学院的科研水平与层次。
4 结语
综上所述，随着当前国家对科技创新投入的持续增加，对科研管理工作尤其是科研秘书的角色与服务定位提出了新的要求与挑战。为促进科研工作的健康发展，需要更加合理的政策作为保障并不断提高基层科研秘书的地位与待遇，加强培养，不断提升其专业性。同时，作为科研工作的组织者与具体执行者，院系基层科研秘书更需明确自己的工作角色与定位，积极发挥助手的作用，不断提高自身管理水平与知识结构，做好自己的管理与服务工作，促进学院、学校科研工作效率与质量的提升。