1建设任务繁重,人员专业化程度不高
在档案信息化建设过程中,首先要对现存档案进行数据化处理,通过缩微、扫描等手段,将照片、音像、文书、书籍等转换成电子文件。然后根据档案管理规范,便于检索利用,对其归类,并根据电子信息技术的进步,更新软件,设置防火墙,进行数据备份、数据加密等防范措施。信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质及专业能力,档案管理员需熟练使用计算机同时又精通档案业务知识。但在目前高校重视教学、科研的情况下,学校很少会把档案管理视为重点,去培育优秀的档案管理人员,人才的匮乏已成为制约高校档案信息化建设的瓶颈。
2对策及措施
2.1加快信息化建设规章制度的制定及推行档案信息化建设能否正常发挥其功能离不开档案管理部门规章制度的建立。制定出符合档案信息化运行的具体措施和办法,明确档案信息化建设的任务和重点,指导高校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作,使高校档案信息化建设有规可守,有章可循,保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的制度一般包括:保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、操作管理制度、以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项规章制度随着工作实践不断完善,以保证档案规章制度的权威性。
2.2增加资金投入,加强软硬件基础设施高校档案业务要正常运行需要配置计算机、网络软硬件、复印机及扫描仪等设备,这是一项投入大,累积长、见效晚的工作。争取领导重视和支持,加大资金投入力度,是实现、加速档案信息化建设的基本保证。首先,教育主管部门要依法增加高校教育经费投入,使高校有可靠的资金投入档案信息化建设中。其次,高校自身要多方筹措资金,加大档案信息化建设方面的投入力度,以此提高档案信息化软硬件设备。最后,档案管理部门自身也可以通过合理的渠道增加收入,坚持争取财政支持与积极自筹相结合,使高校数据库资源能够发挥其应有的作用。
2.3加强档案信息源建设,完善档案管理应用系统充分利用档案信息化管理软件,在档案管理应用系统中给与各部门权限,使全校各部门可根据自己的'权限范围在应用系统中分类传阅相关文件,并注明处理意见,只需在年终归档时向档案馆移交一份归档清单,从而减少了档案馆数据录入工作。或者档案管理部门组织大量人力,以人工输入的方式录入档案数据,有重点、分步骤地将现有档案信息数字化,保证所有保存的电子文件的真实性、安全性和完整性。加强档案信息源建库入网工作,把档案数据库作为学校重要信息资源,构建全校档案文献数据库。同时充分利用并发挥网站的作用,使档案部门网站成为宣传档案工作、开展档案业务的服务窗口。
2.4加强人才培养,提高队伍素质档案管理部门要坚持以人为本,一方面充分调动管理人员学习的积极性,既要熟练掌握档案方面的专业知识,还要熟练操作计算机技术,包括档案数据的录入、校内外网络的连接、图像处理、数据库使用、网页制作等。另一方面,引进既具备档案业务能力又能熟练操作计算机的复合型人才,同时选送档案管理人员定期进行档案业务培训,通过继续教育、专题讲座等形式巩固管理人员的档案知识,使其不断更新、扩展档案业务知识,提高管理人员档案业务能力和水平。
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