摘要:会展产业作为一个关联性极强的朝阳产业,会展活动不仅可以为会展组织者、会展场馆经营者和会展服务者带来经济效益,还可以为会展所在城市带来巨大收益。会展产业主要包括会议和展览会等大型活动,在此我们主要从展览会的项目管理方面研究以展会为服务对象,展览会项目各阶段工作的计划、组织、控制,以实现目标的各项活动。从项目管理的角度看,展览会的项目管理包括项目的可行性分析、立项、规划、执行、现场操作管理和分析总结这六个阶段。
关键词:展览会项目管理
近年来,一个新兴的产业——会展产业在中国悄然兴起,并迅速的发展起来,这种现象引起了社会的广泛关注。会展业能够拉动一个城市或一个地方的区域经济增长,促进该行业的贸易发展与产业结构调整和升级。实践证明,现代会展产业是一种投入少、社会效益高、无污染、零排放的绿色产业。因此,发展会展产业常常成为一个城市经济发展和提升城市形象的首选战略之一。
会展产业在宏观和微观经济中均发挥出重要的职能。在宏观经济领域内的职能表现为,在一定期限内将供应和需求紧密的结合在一起。换句话说,展览既能开发市场,也是市场的主导。通过提供平台让市场参与者进行互动,是市场的自我开发和成长。在微观经济领域内的职能表现为,参展商通过多样化的推广和营销手段,可以让观众详细的了解到产品的性能,行业的资讯和市场发展速度。参展商和观众能够面对面的交流,对公司及其产品恰当的介绍,可以增加公司在客户心中的印象。展览会既促进了消费者的采购又增加了客户的忠诚度。
总体来看,我国会展产业发展的历史还比较短,还处在发展的初级阶段,但随着我国加入WTO,巨大的市场潜力正在面向世界不断彰显出来,不断完善的基础设施,综合服务能力,使中国朝着世界会展的最佳目的地方向发展。目前,我国的会展产业正在呈现以下几个趋势(1)国际化趋势-一方面是组展机构的.成员与运作规则的国际化、另一方面是展会参展商、观众人员的国际化;(2)专业化趋势即具备明确的主题、专业和市场定位与专业化会展服务以真正满足参展商和观众的需求;(3)品牌化趋势即通过品牌战略、品牌质量、品牌拓展等方面体现的一批行业知名品牌展会。4.多元化趋势发展,即包括会展内容的多元化和经营形式的多元化。
会展产业主要包括会议和展览等大型活动,在此我们主要从展览会的项目管理方面分析以展览会为服务对象,对展会项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通,以实现目标的各项活动。在展览会项目管理中,展览的业务细节和工作项目繁多,一个完整的展览会工作流程涉及到客户关系管理、场馆销售、展览设计、施工、展览品运输、报关、商检,参展人员的后勤工作、展览会的宣传广告、展后的评估及信息反馈等等,同时,展览会规模各不相同,工作细节繁琐、沟通的渠道之多,堪称一项系统工程,因此,对投入的工时、人力、物力、工作日程有必要予以合理安排,细化并按照工作进程,均衡的落实在每个工作阶段。(如图1)1展览项目可行性分析阶段展览项目可行性分析，需要制定财务预算、确定盈亏平衡点，从而确定展览会的目标。在不同地区举办内容不同的展览会，财务预算的内容会有所不同。
1展会项目的财务分析包括：
(1)收入预算：展位费收入、广告收入、门票收入、会刊收入同期研讨会收入。
(2)支出预算：展馆场地租赁支出、展台搭建支出、广告宣传支出、招展招商支出、现场操作支出等。
2展览项目的立项阶段
在展览项目的立项阶段,项目经理和相关工作人员需要为本次项目搜集出各钟相关资料,包括该地区的行业信息、市场背景、竞争策略分析、目标客户的确立和资料收集。通过对于掌握的各种信息的分析,研究该展览会项目立项的可行性,并得出结论。
以在业内享有盛名的intertextile中国国际纺织面料及辅料博览会为例,该博览会由中国国际贸易促进委员会纺织行业分会、法兰克福展览(香港)有限公司主办。其展览会的举办时间和地点,充分考虑了参展商及其上下游企业,大部分位于举办地区。intertextile shanghai举办地点在上海,周边辐射长江三角洲经济开发区,是我国重要的商业港口和贸易中心。展览会的参展商大部分来自其周边江浙两省地区,纺织品服装的出口额占全国30%以上,因此展览会选址位于上海。展览会的时间确定在每年10月,也是符合纺织产品的订货季节。
事实证明,intertextile中国国际纺织面料及辅料博览会的立项概念是正确的,并符合了中外参展商和贸易观众的需求,展览会逐年扩大:从1995年的4000平米,123家参展商发展到2010年的115000平米,近2500家参展商。
3展览会项目的规划阶段
在这一阶段,主办单位需要对于展览会项目的组织结构管理进行统筹安排。在时间进度上对于会展各项工作进行合理的安排,在人员机构分工上进行合理分配并在具体执行过程中严格时间管理,这是成功策划和举办会展的前提条件之一。
4展览会项目的执行与质量控制管理展会的项目的执行包括展览会的参展商的营销管理、观众的营销管理、供应商选则、宣传、相关活动组织、展会现场筹备等几个部分。
4.1参展商的营销管理
参展商的营销管理即招展工作在展览中占据举足轻重的地位。
在此之前,主办单位有必要在搜集更新联系人和联系方式上投入大量精力。通过建立和补充维护参展商数据库进行。展会项目的招展管理工作重点之一就是维系展览会和领头企业之间的关系,并且对其采取重点营销工作,以说服其参展,因为行业内核心企业的参展往往对于中小企业是否参展有着重要的影响力。
招展可以通过以下几种方式进行:邮寄招展资料、电话联系,E-MAIL、上门拜访、通过相关商协会推荐等。
在招展的实施过程,可以分为以下几个方面,第一,根据参展商的性质和参展目标,对参展商进行细分,并给予有针对性的展会营销。参展商可以分为常年参展的企业和潜在参展商的企业。企业的参展目标可以归纳为(:1)提高企业知名度(;2)保持对现有客户的吸引力(;3)开发新的客户;
(4)接受贸易订单(5)收集行业信息;(6)了解市场走向第二,根据参展商的行业影响力及生产状况,采取重点不同的招展方式。
如,对于行业内的领军企业,主办单位可以采取登门拜访,推荐与销售展会,并赠送招展资料及展览会的会后数据分析。对于常年参展的企业可以定期邮寄招展资料。第三,为了节约相关成本,对于广泛的潜在展商客户,可以通过群发电邮等形式,将展览会编辑成为定期的短篇宣传单,已电子邮件的形式发布。
4.2观众的营销管理
观众的营销管理工作即招商的目的是吸引参展商的目标贸易观众前来参观并进行贸易洽谈。
招商工作通常需在展览项目启动前四-六个月展开。通常需要向观众介绍展会情况、参展商名录、交通、住宿、用餐等的服务信息。
根据对参观者进行抽样调查结果显示:观众参加展览会的主要目的包括:获取信息,建立与保持交易关系,了解新产品,了解市场行情。根据参观观众的性质,可将其划分为不同的群体,包括:专业买家、同行、媒体、商协会、普通观众。通常专业的贸易型展览会仅针对专业买家开放。
招商工作同样需要建立贸易观众数据库,并通过编印邮寄观众请柬、在线预登记、电话、电邮等方式招揽。有效的到场专业买家是参展商最主要的目标客户。不论参展商参加展会的主要目标是什么,他们都期待着专业买家到达他们的展台参观和洽谈。专业买家的到场率直接关系参展商的展出效果,并影响参展商再次参展的积极性。
4.3供应商的选择
展览会的供应商选择包括各项软硬件设施的提供:如展馆租赁、展台搭建商、展品运输公司、酒店餐饮代理等。选择的标准是优质服务,价格合理。
4.4宣传
展览会的宣传工作贯穿于整个展览项目的全过程,是展览会项目组织工作的一个重要部分。目的是扩大展览会的行业及社会影响力,建立良好的展览会形象。可以通过以下几种渠道和方式:行业商协会、专业报刊杂志、网络宣传、新闻报道等形式进行。在宣传工作之前需确定财务预算、有针对性的组织宣传工作和广告投入。
4.5展会配套活动
当展览会与其他种类的活动相结合时,展会能够获得一个更加广阔的市场营销策略性目标,使其自其增值,并使展览会组织者和参展商获益。配套活动组合可以是:一系列兼具创意和收益的活动,如流行趋势的发布、论坛讲座、专业会议和社交性活动。
5现场操作管理阶段
现场会务工作包括布展期组织搭建,现场布置,展会开幕期间的展览会运行,观众登录及参观组织,撤展期间的拆除工作等。
6结语
展览会项目结束后,通常由组办单位对于整体展会工作进行回顾、分析、研究,找出规律性东西,进行经验总结。通常主办单位会对参展商和观众问卷的调查结果,进行数据分析。确定参展商和观众的需求。
对于展览会两大重要客户的需求与供应进行有效的对接,是组展单位工作的重点。另外,通过专业数据收集与分析,对于到场买家的构成和专业化程度分析、也能使主办单位及时把握展览会的发展动向。
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