【摘要】本文阐述了作为一名高校的教学秘书在教务管理过程中应具备的素质及能力。重点从独立学院的特殊性出发,分析独立学院在人员方面存在的三大特点,提出做好独立学院教学秘书工作应培养的四种能力。
【关键词】独立学院 教学秘书 能力
教学秘书是高校教学管理环节中最基层的管理者、实践者、服务者和信息反馈者。在独立学院中,教学秘书是各系基层教学管理人员,是系里不可或缺的教学管理者,也是教务部与各系联系的纽带。教学秘书的工作是一项平凡而又复杂但重要的工作,它直接影响整个学校教学工作的开展。教学秘书的素质及管理能力在一定程度上直接影响这个教学活动的运行,与学校的教学管理水平和教学质量密切相关.
1 对于任何一所高校的教学秘书来说都应该具备以下的素质及能力:
1.1 热情认真,真诚对待
因为教务管理工作本身具有繁琐的一大特点,所以作为一名最基础的教务管理工作者,首先要有热爱本工作的热情之心,这样在工作中才能积极应对,更好地发挥自己。而因为工作中遇到琐碎的事情比较多,且工作比较重要,若出现小的差错就会影响到整个教学工作,因此认真就显地尤为重要。同时,教学秘书的工作需要与领导、老师、学生进行不断地沟通,所以在工作地过程中,教学秘书因真诚对待自己需处理的事情及接触的老师及学生。
1.2 熟悉教学管理工作流程,合理安排相关工作
教学秘书从事的教务管理工作具有时效性强的一大特点。不同学期却都主要包括三个阶段的内容
1)学期初的教学准备工作(包括学生注册、开学教学准备、开学初教学检查、退补选及重修工作以及上学期相关教学资料的整理)
2)期中阶段,主要是期中教学检查,安排下学期课程及教材等征订工作
3)期末工作安排,主要包括期末教学检查、期末考试相关工作。当然除了固定流程的内容外,其实每个学期都有零散或者特殊的工作。所以说熟悉这个流程,相关工作进程是很顺利的,但也需要学会应对突发的、临时的事宜。
1.3 注重工作的协调与平衡
教学秘书的管理工作涉及的部门和人员较多。既要承担教务部指定的任务,又要做好系的相关教学管理工作;既要与教师沟通又要与学生联系;既要与本部门的人员联系,又需要与其他部门人员沟通;既有常规的日常管理工作,又有突发临时的事件。因此需要教学秘书在工作过程中做好协调与平衡,根据事情的轻重缓急来区别对待及处理。
1.4 注重档案管理
教学秘书不仅仅要做好对事情的管理,更要做好对档案的管理。档案管理主要分为两种:纸质材料和电子文件。纸质材料是目前常用的归档及查阅资料也是将来教学评估的必要资料,因此一定要做好相应的管理工作。纸质材料主要可以分为:教学日志管理、试卷管理、成绩管理、毕业论文管理、日常教务文件管理、教学教改文件管理。同时可以根据学年或者学期对以上材料进行归档。由于现在工作中电子文件传输的频繁与普遍性,因此也需增加对电子文件的整理归类。
2 然而,独立学院采用的是民办机制,具有机制灵活、自负盈亏的特点。具体分析,其在人员方面主要呈现出以下三大特点
2.1 教务管理人员少,工作量大
由于独立学院需要自负盈亏,具有明显的“人少多办事”的特点。教务管理人员少,每个系的教学秘书也严格按照学生比例进行安排。而教务管理工作的优劣直接关系到民办教学的经济和社会效益,学院需要最大限度的发挥现有资源的作用,对应的教务管理人员及教学秘书就需要最大的发挥自己的能力和效用,所以从总体来看,教务管理者的工作量比较大。
2.2 学生文化基础等方面相对较弱,但个性强,较难管理
独立学院每年所招的学生整体的水平是低于公办本科所招收的学生。学生的文化素质及其他能力相比呈现略差的特点,但他们的个性强烈,学习自由散漫,因此在教务管理过程中容易出现更多的问题,这在一定程度上也就加大了教学秘书平时管理以及相关工作的量度和难度。
2.3 教师资源有限,有较多的母体学校的老师及一定的外聘教师
由于独立学院比较重视资源的合理配置及优化重组,独立学院的师资主要有三部分组成:一是独立学院所聘用的教师,二是母体学校的`教师(占了比较大的比例),三是部分外聘教师。由于师资队伍的复杂及特殊性,对于同一问题或者教学管理上,教学秘书需要采取不同的沟通方式或者沟通时间,这就在一定程度上增加了独立学院教学秘书工作量。
3 目前,随着独立学院办学自主性的加大以及学院二级管理,独立学院教学秘书的工作被赋予了更多新的内容
因此,笔者认为基于独立学院的特殊性,独立学院的教学秘书除了应具备教学秘书的基本素质和能力外,更应注重以下几种能力的培养
3.1 注重相互交流,提高工作效率
相对与其他公办的高校来说,在独立学院从事教学秘书工作的人员都是从高校刚毕业的,工作经验不是很丰富。同时,独立学院本身也是处于一个发展阶段,会遇到很多教学问题,或者出现完全不同于公办学校的教学现象,所以不同系的教学秘书的相互沟通显得尤为重要。通过沟通交流能学到好而快的工作方法,从而有效地提高工作效率。
3.2 加强细节管理,注重寻求辅导员的协助配合
由于学生基础相对较差,对自己学业不是很重视。这就需要教学秘书对学生管理工作做的更为细致。同时由于学生的个性问题,学业方面的管理也可以寻求辅导员的配合,做好相应的教育和管理工作。比如说,毕业学生学分审核问题。虽然首先是学生的自我审核,但更需要教学秘书仔细并且多次审核。发现学分问题后,还要与其及时联系。针对于问题比较多的学生,应通过辅导员协助配合做好相关提醒工作,从而为其正常毕业做好保障。
3.3 注重沟通的方式方法
因为独立学院的师资力量很大一部分是由母体学校的老师组成,但是他们除了有课的时间,平时都不会来独立学院,并且存在一种我是“外聘”老师的心理,所以很多工作不能及时或者积极完成。这就需要教学秘书注意与这些老师的沟通方式和方法。比如说教学日历的收集,应该在规定的时间内提早一周,并且是通过邮箱及短信的提醒。对于外聘教师更应如此,要特别注意时间问题,争取提早适时地通知,并特别注意提醒时语言的表达。
3.4 学会提议参谋
虽然教学秘书工作的性质一贯被定义为任务的执行者,或者有时候甚至被认为就是“传话筒”。但随着越来越多的独立学院二级管理,以及教学秘书对工作的熟悉及对各类信息的掌握,有时候完全可以为系主任针对具体的教学问题提出一定的建议,以便更好更快的解决相关问题。
总之教学秘书是一项服务工作,我们需要在实践中不断提高服务意识、总结经验、勇于创新,从而有效地提高服务效率和质量,为整个教学活动的正常地运行及教学质量的提高建立良好的基础。
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