一．活动整体情况
总顾问：党委书记 叶国通；院长 王文彬
晚会总指导：学生处处长高飞、副处长邓红军；团委庄培灿
策划、总监制：院学生会 黄彬彬
活动背景：又一年过去了，我们院迎来了新一届的同学，他们带着青春蓬勃的朝气和远大的志向加入到华天学院这个团结友爱的大家庭。我们院团委、学生会打算通过举办迎新文艺晚会，师生共聚一堂，欢迎他们的到来，向大一新生展现出我们院师生最热情活泼的一面，也为他们的大学生活开启一片崭新的乐章。同时，我们通过这个文艺晚会发掘我院的文艺人才，使他们的特长能得到更好的培养，还借它丰富大家的课余生活，提供一个展现个人魅力的舞台。经学生处、院团委、学生会讨论决定，举办“喜迎新生，欢度国庆” （“青春激扬，放飞梦想”）大型文艺晚会。共青团厦门华天涉外职业技术学院（同集校区）委员会，院学生会主办，院文艺部承办.
1、晚会主题：“警民共建欢度国庆”
2、时间：20xx年9月30日19：00—21：00（初定）
3、地点：同集校区宿舍U型楼下操场
4、主办单位：厦门华天涉外职业技术学院院团委、院学生会
5、承办单位：厦门华天涉外职业技术学院院文艺部
6、赞助商： 厦门市同安区潘涂边防派出所
厦门市同安区移动分公司
厦门市同安区潘涂村恒信电脑
厦门市同安区达伦迪斯美发休闲
厦大食堂
7、晚会筹备工作管理方式：阶段式管理和项目式管理相结合
二．统筹组和项目组
9、统筹组：院团委，院学生会主席团，学生会办公室
10、项目组：
（1）第一项目组：节目组
组 长：院文艺部部长 石一町
组 员：院文艺部成员及五系文艺部部长及成员
任 务：a、完成节目收集、筛选及后期的排练、彩排工作；
b 、主持人的选择、形象设计及台词审核；
c 、负责节目的编排及晚会全流程的衔接；
d、准备好晚会所需的一切服装道具。
（2）第二项目组：宣传组
组 长：院宣传部部长 吴桂芳；院学习部部长 程凤婷
组 员：院宣传部、学习部两部部员
任 务：a、利用海报(包括手绘和喷绘海报)、横幅、网络、广播、传单等方式开展宣传；
b、现场摄影及ＤＶ摄像。
（3）第三项目组：外联组
组 长：实践部负责人 黄彬彬
组 员：实践部成员
任 务：a、负责联系商家并谈妥赞助资金、物资；
b、负责联系商家以及完成承诺给予赞助商的服务工作；
c、晚会期间安顿晚会赞助商家、校内商家等。
（4）第四项目组：礼仪组
组 长：院团委副书记 李淑娟；青年志愿者协会会长 吕峰青；生活部部长孙海容
组 员： 院生活部、青协会员及各部门派出人员
任 务：a、确定晚会邀请的嘉宾并且及时送出请柬；
b、选定、培训礼仪队人员（人数待定）；
c、物品购买包括晚会小礼品及请柬；
d、晚会当日准备好会场服务物品，如水杯、茶叶等，并接待好领导及老师。
（5）第五项目组：舞台组
组 长：院体育部部长 邓若愚
组 员：院体育部部员
任 务：a、监督并确保舞台的搭建及时及质量；
b、晚会期间舞台灯光设备、音箱设备的安装,化妆室、换衣间的选制。
（6）第六项目组：机动组
组 长：院自律部部长 龚志；社团部部长 林明聪；组织部部长 蔡义彬
组 员：院、五系自律部，院社团部和组织部及学生会其他流动人员
任 务：晚会期间，负责会场纪律维持、会场后勤保障以及处理紧急情况。
三、各阶段任务及工作分配
11、晚会前三个阶段：
（1）晚会策划及准备期（策划书实行日期到9月12日）：
本阶段主要完成宣传、节目收集、主持人确定及确定赞助商
①节目收集：由节目组负责。采取各个部门提供节目、辅导员推荐、经海报自荐、外邀收集节目四个渠道。
②赞助商确定：由外联组负责。联系商家，并配合商家作好宣传工作
③前期宣传：由宣传组负责。海报设计及张贴、横幅。
（2）晚会协调及进展期（9月13日－9月18日）：
本阶段主要完成节目筛选及排练、中期宣传、礼仪小姐确定、舞台灯光音响确定、费用收集。
①节目筛选及排练：由节目组负责，统筹组监督，地点待定。选取优秀节目，并进行排练。
②中期宣传：由宣传组负责。该阶段展开海报宣传、广播宣传等。
③舞台确定：由舞台组负责。请结合节目组舞台要求。
④物品购买及礼仪小姐确定：由礼仪组负责。物品需要情况征求各部。
（3）晚会倒计时期（9月19日－9月30日）
本阶段主要完成晚会全过程确定（包括节目单确定）、第一次彩排、末期宣传、领导邀请、物品购买。
①晚会全过程确定及彩排：由节目组负责。节目单确定交由各部门，加紧排练节目。并进行第一次彩排，时间暂定9月22日，地点待定。
②末期宣传：宣传组负责。宣传单（抽奖券和节目单）设计和发放，广播宣传，及晚会当日抽奖券的收集。
③领导邀请：礼仪组及指导老师负责。
④费用收集：由统筹组负责。务必收正规发票！
⑤物品购买：由统筹组直接分配。
12、晚会当日流程：详见晚会当日工作流程（附录1）
13、晚会后期工作：（1）为演员分发小礼品：由节目组负责。
（2）费用处理：由院团委统筹、院学生会主席团协助负责
四、节目单
14、本次晚会共22个节目（暂定）：(见附件节目单)
节目次序节目名称类型节目长度演员姓名演员联系方式备注（资金预算及用途）
五、资金预算
用途金额（单位：元）备注
舞台设计布置：包括一个12M*10M的舞台、舞台背景、音响、灯光及相关设备、舞台效果约计 6500元;
传 单：初定20xx份，分校内校外宣传。
海 报：本校内宣传，校外宣传由赞助商负责
宣传横幅： 3条 70元/条 210元 ;
晚会现场横幅：1条 100元/条 100元 ;
服装费： 20套 60元/套 1200元 ;
工作餐： 200份 5元/份 1000元 ;
彩 球： 500个 0.2元/个 100元 ;
礼 炮： 6个 60元/个 360元 ;
节目单： 50份 5元/份 250元 ;
交通费： 200元 ;
荧光棒： 600根 0.5元/根 300元 ;
拍拍棒： 100个 1.5元/个 150元 ;
口哨： 100个 0.5元/个 50元 ;
请柬： 50张 2元/张 100元 ;
道 具： 200元 ;
奖品、小礼品： 400元 ;
矿泉水： 10箱 30元/箱 300元 ;
奖品、小礼品：可由赞助商提供与本企业相关的奖品，使宣传具有针对性。
（待定）
14、总预算：11420元人民币。
六、资金来源：
15、现金赞助： 厦门市同安区潘涂边防派出所
厦门市同安区移动分公司
奖品赞助： 厦门市同安区潘涂村恒信电脑
发型、化妆： 厦门市同安区达伦迪斯美发休闲
工作餐： 厦大食堂
七、应急控制
16、停电应急方案：
（1）若晚会前停电，晚会最多推迟1小时即20：00举行，此间观众自由处理自己的时间；如果20：00仍没有正常供电，则由主持人宣布晚会改天举办。
（2）在晚会前半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行；在晚会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会闭幕。
（3）在停电期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作；由礼仪组负责领导及来宾的服务工作；由商家组负责现场秩序的维持；由舞台组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。
（4）在主持人宣布晚会改天举办或闭幕后，按“附则”中“会后工作分工细则”清理会场。
17、灯光应急方案：
（1）四个照灯两个以内无法正常使用时，正常使用剩余照灯。
（2）四个照灯两个以上无法正常使用时，启动事前准备的照明器具。
18、节目应急方案：
（1）上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，前一节目由于各种原因无法按时出演时，下一个节目即时跟进。
（2）任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时，由节目的领演人迅速组织演员重演此节目；若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消。
19、气候变化应急方案：
小雨继续进行，保护音响、电器设备，为领导嘉宾做好防雨工作，中雨大雨，统筹组马上召开紧急会议，确定方案。若节目进行至尾声，主持人宣布闭幕，并表示歉意。
20、其它场外紧急情况发生时，由机动组负责处理。
八、附录
附录一、晚会会前、会中及会后工作细则一览表：
次序工作内容时间控制负责人
1、场地申请: 统筹组
2、礼仪到岗: 礼仪组
3、发放节目单: 礼仪组
4、会场服务器具: 舞台组
5、引领观众进场入座: 礼仪组
6、搬运学生会器材: 机动组
7、借用所需工具工作: 统筹组
8、舞台搭建及灯光安装调试工作: 舞台组
9、音箱设备调试工作: 舞台组
10、准备好晚会所需伴奏带: 节目组
11、化妆室换衣间搭建工作: 机动组
12、服装道具准备工作: 礼仪组
13、搬运桌椅及电脑: 机动组
14、赞助商的服务工作: 外联组
15、赞助商接待交流工作: 外联组
16、换衣间服务人员到位: 舞台组
17、维持秩序工作人员到位: 机动组
18、舞台道具服务人员到位: 舞台组
19、照相及DV工作人员到位: 宣传组
20、电线及器材看管人员到位: 舞台组
21、预演节目准备工作: 节目组
22、进出口控制工作： 机动组
23、外场小活动秩序维持工作: 机动组
24、主持人、演员到位: 节目组
注：各工作组在尚未开展自己的工作或完成自己的工作时，请自觉参加其他工作组的工作以加快整体工作进程。
晚会会后工作细则：晚会结束后，各工作人员按照会前安排的相应工作进行收场工作。
注：1. 各组缺人手可随时向统筹组申请调动；
2. 晚会结束后立即开展清理会场工作，所有清场工作完成方可离开会场；
3. 如不能马上归还的物品，先运回团委办公室或学生会办公室，并
在第二天由原定负责人送达。
附录二、相关负责人及组员的联系方式。(另附)