宴请的规格应视宴请的目的和参加人员的身份来确定，规格过低显得失礼，规格过高亦无必要。宴请的方式则主要以公关活动的性质和内容来确定，以礼节性为主题的公关活动采用宴会形式比较合适，而庆祝性、纪念性主题的公关活动采用冷餐会、酒会的形式更有气氛，以谈论某项特定工作为主题的公关活动则采用工作进餐的形式最为恰当。当然，这没有绝对的限制与界定，应该因人因事而异。
宴请的范围确定较为复杂，一般以“少” 、“适”为原则，对公关效果有直接影响的方方面面自然不可缺少。但没有原则的泛泛而请，只会失去宴请的意义。特别是不考虑涉及公关活动多边之间的关系而盲目邀集于同一次宴请的做法，很可能会使宴请的本身成为公关活动最终失败的导火线。若有必要，除工作进餐形式外，还可邀请宾客的配偶出席宴请，不过应该首先明确配偶的出席仅仅是出于礼仪的需要还是对这次公关活动可能发生影响，弄清这一点至关重要。宴请的范围大致确定后，出席人数保持偶数的意
识同样重要。因为就某一桌而言，这样做可以使每一个人都至少有一个谈话对象，而这又正是从礼仪的角度出发所必须考虑周到的。
宴请日期和时间的确定应该照顾到出席宴请活动的主要公众和大部分公众的习俗。一般不要选择对方有重大节日、假日，有重要活动的日子，更要注意避免对方有禁忌的日子。就西方人来讲，宴请活动安排在圣诞之夜是不会受到欢迎的，而对于日本人，宴请日期逢“４”逢“９”则会令他们大皱眉头。因为在日语中，“４”字发音同“死” ，“９”字发音同“苦” 。尤其是世界上最大多数国家和教徒把“１３”特别是“１３ 日星期五”称为黑色之日，应该特别注意避开。假如宾客中有伊斯兰教徒，又正遇他们的斋日，那么宴请最好能够安排在日落后进行。同样，宴请菜肴的确定也要周密考虑宾客的爱好与禁忌。中式餐还是西式餐要视主客双方的喜好和习惯而定。
伊斯兰教用清真席，席上不用酒，甚至不用任何含酒精的饮料，印度人视牛为神而忌食牛肉，佛教僧侣则吃素忌荤，等等。
一旦宴请的各项准备工作基本就绪，别忘了发邀请也是一项重要的任务。请柬便是一种既礼貌，又普及，还可提醒备忘的邀请方式，但工作进餐一般不发请柬。正式宴请的请柬通常需在一周至两周前发出，以便被邀请者及早安排。当然，公关活动的特点决定了有时不允许有那么多的充裕时间，但也必须以尽早为原则。
有时为了周到起见，在宴请活动的前夕，不妨再用电话联系，对被邀请者是否收到请柬和是否能够出席宴请予以确认。