标题。写上“贺词” 或“贺信”、“贺电”, 或加上致贺场合、致贺对象, 如“ 中共中央、全国人大常委会、国务院庆祝广西壮族自治区成立三十周年的贺电”、“在××× ×会上的贺词”。文种名称要根据不同的使用场合加以选择, 书面称“贺信”, 电文用“贺电”, 祝寿叫“祝词” 或“祝寿词”。
称谓。顶格写受贺单位名称或个人姓名及称谓。
正文。是贺词的主体, 分若干层表达, 言简意赅。一般表示祝贺、阐明意义、提出期望等。致贺对象和致贺因由不同, 内容有所不同。如祝贺会议, 首先祝贺胜利召开, 然后阐明会议意义, 预祝会议圆满成功。如果是祝寿, 则是祝贺寿辰、功绩品格评价、祝愿健康长寿。
署名署时。署上致贺单位或个人姓名, 写明年、月、日。
写作贺词要围绕中心, 突出主题, 内容准确。写作时要对致贺对象有一个透彻的了解。比如会议, 必须了解会议召开的背景、会议性质意义及主要议题;祝寿, 必须了解受贺方的生平事迹、成就、贡献、品德等。同时必须做到表达得体, 切合身份。