6.归档工作:企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础,贯彻于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。
归档,办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。
符合归档三个条件:一是办理完毕;二是保存价值;三是系统整理。
办理完毕:是指文件相应的文书处理的程序已经完成,不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。
例如:(1)发文:经过起草、核稿、签发等环节,发出后,这份文件就称为“办理完毕”。可以归档。
(2)收文:不论是批复文件,还是通知,在收到以后,在文书处理上就称为“办理完毕”。收文要选择性的归档。
价值
归档主体,以本企业产生的有价值文件材料为主体。
防止:有档不归,有文必归。
收文的归档,要有选择性和针对性。选择针对本企业的批复或者本企业正在执行的有价值的文件。防止所有收文都归档这种情况。
请示性文件,没有接到批复文件,请示性文件不归档是
错误的;甚至有的单位把请示文件处理了,更是错误的。
7.分类
分类:执行能源办[1991]231号《电力工业企业档案分类规则0-5大类》
分类:分到一级或者二级类目
分类方案:年度-问题(分类)-保管期限-件号
方案一:2006-0(党群)-永久-1
2006-0(党群)-长期-1
2006-0(党群)-短期-1
方案二:2006-0(党群)-永久-1
2006-1(行政)-永久-50
依次类推
集团公司要求所属企业,文书档案仍执行电力工业企业分类表0-5大类。
以下错误的归档方式,请现行修改:
个别单位,发文按照大流水分保管期限装盒归档;收文按照大流水装盒归档;这种情况是不符合国家档案局的要求。
8.归档时间、装订、档案盒脊背填写要求、各式检索目录
归档时间:文书档案归档在第二年6月底以前完成上一年度的归档工作。
装订:建议不装订。作为永久、长期保存的档案必须拆
掉不符合要求的金属钉、塑料装具等;短期可以
不拆除金属钉,塑料装具等必须拆除。
档案盒脊背填写要求:(1)用档案盒同色纸打印出来条目,粘贴档案脊背上;
(2)用盖章、手填方式(首选)。
不允许在脊背上粘贴“白条”。
检索目录:必须具备符合要求的各式检索目录:文号检
索目录、分类检索目录、专题检索目录等。
档案系统应具备输出各式检索目录的功能。
检索工具装订方式:按照分类或者年度装订成册的。
顺序为:“归档文件目录”封面+“归档文件目录”+“备考表”
9.“件”
正本、定稿为1件(红头、红章为正本,起草的文稿为定稿);
正文、附件为1件(正文所依附的附件,附件是正文的补充);
原件、复制件为1件(被转发文:红头、红章原件;经过复
印的复制件);
转发文、被转发文各为1件;
请示、批复各为1件(建议做2件,尤其上级单位的批复);
报表、名册、图册等各为1件;
会议文件,如果有领导讲话,最好也单独为1件。责任者
登录领导全名,不得使用X总等称谓。
排序:(1)以转发文件为例
正文(红头红章)-被转发文件的复印件-定稿(起草的文稿)-转发文件的原件(红头红章)。
被转发文件原件依附有文电处理单或者收文处理单,“处理单”要附在“被转发文件原件”的前面,“归档章”盖在“处理单”上。
(2)同一事由的排序,可以按照时间、文号等形式排序。相对集中。
10.“归档章”
归档章的大小,严格按照标准,不要任意添加内容。
归档章,盖在每1件归档文件的首页、上方、居中、空白的位置上。
归档章包括“六”项内容,只须填写其中“四”项。全宗号、馆编件号不用填写。
全宗号、馆编件号:不填。档案馆接收党政机关、行政事业单位的档案,档案馆(局)给予被移交档案单位的代号。企业不向档案馆移交,这两项为空。
年度:必填项目,阿拉伯数字,4位。不允许只填后两
位。例如:06。
室编件号:必填项目,填写文件排列的顺序号。
问题:必填项目。直接填写分类号。
保管期限:必填项目,建议使用汉字全称。可以用简称(汉字)永、长、短;可以用代码。
注意:(1)填写“档号章”必须使用符合档案要求的书写材料,不能使用铅笔等。
(2)电力企业都是按照分类表进行归档,在制作档号章、档案盒时,机构这个两个词不用印制,直接省略。
11.编目
编目包括“归档文件目录”封面;“归档文件目录”;“备考表”
“归档文件目录”应注意的问题:
件号:是文件的排列顺序号,件号是指固定归档文件的排列
先后顺序的重要标识。一定要准确。件号与实物一定
相符。
责任者:必须与印章同样,不得使用简称,不能使用本公司、本单位等字样。个人必须使用全名,不得写X总。
文号:照实抄录,文件代字、年度、顺序号都不能省略。字、
虚号,可不用抄写。
公文也有要求,在编制文件代字时,不允许有字、虚
号“0”等字样。
题名:照原文抄写,不能简写、缩写。如果没有标题或者需要补充标题内容,加注“[]”,自拟标题。登录会议纪要等要自拟标题。
日期:月、日是1位数字,在前面加“0”。标准为20070101或者20071203。中间不用加“.”、“_”等字符。
页数:是每件文件的页数。
备注:可以对这件文件加以特殊标注。例如:此份文件带有“密级”,在备注一栏标注“秘密”等字样。
“备考表” 应注意的问题:
盒内文件情况说明:(1)文件收集齐全完整程度。例如:依据来文,形成上报的公文,依据文件是否归档;批复公文,请示文件是否附在批复后面?
(2)文件本身的状况:字迹模糊、缺损,复印、传真件等情况;
(3)整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况;
(4)声像材料的说明。
整理人:负责该盒归档文件的人员姓名,明确责任,亲笔签
字,不允许使用手戳或者系统产生的签名。
检查人:负责检查归档该盒文件整理质量的人员姓名,亲
笔签字,不允许使用手戳或者系统产生的签名。
整理人、检查人:一是档案人员或者档案负责人;二是档案负责人或者负责档案部门的负责人。
目录的排序:“归档文件目录”要放在这盒归档文件的首页;“备考表”放在这盒归档文件的最后。