商务信件

2018-07-21书信

  商务信件格式:

  商务信函主要是为开展业务而用的,其格式与一般书信有所区别,主要有:

  一 、称谓

  商务信函的称谓应郑重,私人信函中过分亲昵的称呼在这里是不适用的。

  对于相对熟识的人,你可以称“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ,对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅指通信联系而从未谋面的情形。西方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的” ,我国习惯上加“尊敬的”一类词。

  商务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的,此时的称呼可以有以下情形:只称其为“先生”或“女士”(或“小姐”) ,且在前边加上“尊敬的”一类字眼以职务相称,如“经理先生” 、“编辑女士” 、“主持人小姐”一类均是。此外,这种情况下不能用太过泛泛的称谓,否则可能收不到良好效果,比如称“有关人士台鉴” ,“有关人士”就可能觉得与己无关而搁置一边。当然,如果能够通过一些渠道打听清楚你要联系的人的姓名,要更好一些。

  二、 结尾

  结尾的落款要求和开头相对应,开头是哪种关系程度的称呼,落款也应是相应的程度。比如,称呼是连姓带名的“ × × × 先生” ,落款就是连姓带名的“ × × × ” ;称呼是不带姓的“ × × 先生” ,落款就不带姓。大企业、大单位的商务信函往往是打印的,但落款处还要有亲笔签名。

  三、 信笺和信封

  一般的企、事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说,对此两项也有比较严格的要求。一般来说,信笺、信封都应有单位的名称、徽标以及地址、电话,样式上应稳重而具有吸引力,质地上尽可能优良,印刷上尽可能优美,借以表明单位的实力和形象。

  商务信件范文:

  *市兴达贸易有限公司:

  贵公司20**年*月*日函收悉。函中所诉20**年1月7日《购买电脑桌合同》中,所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事,深表歉意,此事已引起我方高度重视,现已就此事进行调查。

  经有关邵门查实:我厂生产的****型黄花牌电脑桌,出厂时,经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂,是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失,我公司再次深表歉意,并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度,以及公证人证明和检验证明书,我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

  对此,我们将引以为戒,查找工作中存在的问题和不足,制仃改正措施杜绝此类事件的发生。

  希望能够得到责公司谅解,继续保持良好的贸易往来关系。

  候复

  **市光明家具有限公司

  20**年8月9日

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