⑥王秘书错在工作的过程中缺乏必妥的记录；
⑦王秘书不会分拣邮件，更谈不上会处理邮件，缺乏相关培训……
（4）归纳同学们的观点：
大致分为两种截然不同的观点：
①应该由王秘书负责，理由是：工作责任心不强；工作缺乏条理；不具备秘书的基本素质。
②不应该由王秘书负责，理由是：办公室的工作环境差；王秘书的工作量大且琐碎；信件是小事不必小题大做。
（5）进一步引导同学们思考：你认为作为一名办公室的初级秘书，应不应该熟悉和掌握收进邮件的一般程序？
大家经过思考都认为应该具备，这样观点就统一了：这件事应由王秘书负责。紧接着请大家再思考：你们能告诉老师，王秘书错在哪儿？如果你是一名秘书，你又该如何处理收进的.邮件？
（6）创设案例、组织分析：假如你是某大型企业的秘书，每天下午三时，市邮政公司会准时地把你单位当日所有的邮件都放在公司的前台，你该怎样去处理这些邮件？
①角色扮演。
假如，教室的讲台就是你公司的前台，老师在上课前准备一些信件、帐单、传单、报纸、杂志等作为道具，分别请一男、一女两位同学上台表演，其他同学分成两组在下面认真观察、讨论并选定代表将台上两位同学的工作过程详细地表述出来。 ②小组代表发言，老师在黑板上罗列他们的观点。
第一组认为，首先要对信件进行分拣，其次进行登记，再次分发，最后传阅。
第二组认为，首先进行分捡，其次是邮件的拆封，再次注明日期，最后分发、传阅。
（7）提出思考型问题请大家考虑：
①邮件的种类有哪些？
②办公室里需不需要有邮件分类工具？
③在取邮件时要不要先确定包裹是否安全？
④邮件上需不需要注明日期？
（8）同学们思考后都一致认为在收进邮件时应注意这几个问题。
（9）请同学们把收进邮件的程序写成一份清单。
（10）重点讲解：
①怎样发现可疑包裹？
应特别引起注意的几种情况：邮件的形状不规则或大小异常；能看出金属线的形状；在封口处有油渍；有一种苦杏仁的味道；在包装纸上有小孔。
②怎样处理可疑包裹？
a不打开它，更不要让其他的人去处理。
b对可疑物要轻拿轻放，并且要把它放在一个与地面平行且远离办公室的一角。
c尽可能快地离开办公室，并且要把门锁上，随身带好钥匙，这把钥匙只能在警察或者负责安全事务的官员到来的时候才能使用。
d通知你公司的负责安全的官员，如果有必要，还需通知警方。
e疏散办公室周围的人，保证通道畅通。
③一份文件多人传阅时应注意哪些问题？
a使用标准传阅顺序提示条或者设计一个传阅提示条。如果你使用的提示条上面已经有名字，在这些名字前按每个人必须收到的顺序加数字“1，2，3"等。每个人都必须在看完邮件之后，签上自己姓名的缩写字母或者划掉自己的名字，然后再转交给下一个人，并且注意不要拿掉邮件上面的提示条。
b如果公司使用的是部门之间通用的邮件登记表，可以按每个人的收看顺序把名字写在登记表上，每个收阅人在看完邮件后都要划掉自已的名字，然后把邮件放回原处，并派专人把邮件送给邮件登记表上写的下一个人。
④邮件在拆封时应注意哪些事项？
a不能拆开标有“亲启”、“保密”等记号的邮件，除非上司授予秘书这样的权利；
b如果无意拆开了不应该拆的邮件，应立即在邮件上注明“误拆”字样，并封上邮件；
c如果接收到的邮件是报刊、小册子等印刷材料，拆封时要注意整洁，一般应把邮件上的所有包装纸除去，并要把来件理齐摊平；
d拆邮件时，要在邮件底部轻轻敲击几下，使邮件内的物件落到下面，以防让信等物留在信封口的边缘。如果忽视了这一点，支票和重要物件可能会被剪坏，给工作带来不便；
e应该使用开封刀或者用自动拆封机开启邮件，小心取出邮件，并仔细检查邮件内物件是否全部取出，
f邮件上注明的附件，必须核对清楚。如果缺少附件，应该在邮件上注明，最好将附件用环行针或订书钉固定在邮件上。
⑤上司不在时如何处理邮件？
a如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报，
b如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；
c如果上司离开时间较长，应把所有邮件—无论是私人邮件还是商业邮件都通知他；
d尽可能多处理一些邮件，在通知上司时应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理；
e把需寄给上司的邮包连续编号（如3—1，3—2，3—3），这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了；
f如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复；
g把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”和“一般阅读材料”等。
（11）请同学们再次总结正确收进邮件的程序。
参考答案：邮件的种类和初步分拣、邮件的拆封、注明邮件的日期、进一步分拣、邮件登记、邮件的分发和传阅等。
（12）课后思考：初级秘书应该怎样去发邮件？
以上教学环节是笔者按照建构主义的教学思想来设计的。它强调知识不再由教师传授得到而是学习者在一定的情境下，借助老师和学习伙伴的帮助，利用必要的学习资料，通过建构的方式而获得。学习者通过情境导入、思考、讨论、总结等教学环节能较容易掌握学习的重点和难点且记忆深刻。纵观整个教学过程，教师教得轻松，学习者学得快乐。 由此可见，强调情境的创设、提倡学习者之间协作学习、重视会话与商讨、以意义建构为目标的建构主义学习理论与只强调教师的“教”而忽视学生“学”的传统教学模式相比而言，它更适合当前秘书实务的教学，也有助于同学们对秘书原理的理解。因此，让建构主义的教学思想走进课堂，一定会给我们的秘书学教学注入新的生机和活力。
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