比赛所需协作的其它部门
1.比赛前期办公室抽调人员拟定通知以及负责报名事宜。
2.社会实践部负责咨询报名工作(八教、九教设立咨询点)。
3.宣传部抽调人员写海报宣传报名事项。
4.报名时由办公室负责抽取有时间的各个部门的成员(八教、九教设立报名点)。
5.请网络部负责准考证、监考证、巡考证制作及复印。
6.请女生部和学科部负责准考证的填写及纠正事宜。
7.请体育部负责准考证发放到各院。
8.调用学生会其它部门成员及各院学习部的成员参加监考及装订事宜。
9.竞赛分数的统计事宜请各部门有时间的同学协助。
10.请宣传部负责获奖证书的填写。
11.根据情况请各部门同学协助获奖证书的发送。
12.网络部抽调人员在网上公布赛后获奖情况。
13.由女生部和学习部负责奖品购买。
14.自律部负责考场秩序，防止出现混乱局面。
会议方案
为更好地组织此次新生英语竞赛，有计划、有步骤地开展各项工作，充分调动和发挥各层工作人员的积极性和创造性，协调各环节的工作有序开展，举办好此次竞赛活动，特筹备下列会议。
1.学生会全体人员动员会议
会议时间：200*年10月15日
会议地点：团委会议室
组织单位：学生会
负责单位：学生会学习部
主 持 人：
出席人员：学生会各部门成员
会议内容：组织全体人员回顾上届新生英语竞赛的有关情况，总结经验并力求创新，同时商讨本次竞赛活动具体事宜，详细分工，开展好竞赛前期活动，号召大家以饱满的热情投入到工作中去。
2.学院学生分会学习部部长第一次会议
会议时间：200*年10月17 日19:00点
会议地点：团委会议室
组织单位：学生会
负责单位：学生会学习部
主 持 人：
出席人员：学生会学习部全体人员、各学院学生分会学习部部长
会议内容：详细说明本届新生英语竞赛的活动方案，广泛征集各学院意见，安排好宣传报名工作，积极动员各学院投入到工作中去，获取各学院学生分会的支持与协助。
3.学院学习部长第二次会议
会议时间：2006年10 月30日
会议地点：团委会议室
组织单位：学生会学习部
主 持 人：
出席人员：学生会学习部全体人员、各学院学生分会学习部部长
会议内容：向各学院学习部部长公布活动进展状况，安排活动的下一步进程，广泛征集意见，相互交流，加强沟通，共同商讨解决工作中存在的问题，明确责任分工，确保后期顺利开展。
4.赛前动员会议
会议时间：200*年11月3 日
会议地点：八教116
组织单位：学生会
负责单位：学生会学习部
主 持 人：
出席人员：全体考务人员
会议内容：对考务人员作思想上和纪律上的要求，要求各位考务人员端正思想态度，严格考场纪律，注意保持严明的考务人员形象，并宣读考务人员须知，传达相关考试事宜及注意事项。
5.竞赛后期总结会议
会议时间：200*年11月17日
会议地点：团委会议室
组织单位：学生会
负责单位：学生会学习部
主 持 人：
出席人员：学生会学习部全体人员
会议内容：总结前期活动的得失，吸取有效的工作经验，协助外语教研组做好阅卷统分工作，计划本次竞赛的获奖名额，安排人员购买奖品和证书，核查经费开支，安排颁奖仪式。
6.颁奖总结仪式
会议时间：200*年12月3日
会议地点：学生会会议室
组织单位：学生会学习部
主 持 人：
出席人员：各学院学生分会代表、学生会学习部全体成员
会议内容：对第七届新生英语竞赛的全程工作进行总结，对在此次竞赛中各院学生分会的大力支持和协助表示感谢，按学院为获奖同学颁奖。