第四部分各阶段任务及工作分配
一、晚会前三个阶段：
1、晚会策划及准备期(时间：待定)：
本阶段主要完成宣传、节目收集、主持人确定及确定赞助商;
节目收集：由节目组负责。用各个部门提供的节目，确定主持人;
赞助商确定：由外联部负责联系商家，并配合商家作好宣传工作;
前期宣传：由宣传组负责。海报设计及张贴、横幅等。
2、晚会协调及进展期(时间：待定)：
本阶段主要完成节目筛选及排练、中期宣传、礼仪人员确定、舞台灯光音响确定、物品购买。
节目筛选及排练：由节目组负责，策划组监督，地点待定。到各部门、社团选取优秀节目，并进行排练;
中期宣传：由宣传组负责。该阶段展开网络宣传(网站、论坛及校网邮箱)、广播宣传;
舞台确定：由舞台组负责。请尽量结合节目组舞台要求搭建舞台;
物品购买：由后勤组负责。物品情况征求各部门意见及资金情况，
礼仪人员确定：由礼仪组负责。要保证能接待好嘉宾。
3、晚会倒计时期(时间：待定)
本阶段主要完成晚会全过程确定(包括节目单确定)、第一次彩排末期宣传、领导邀请、场地确定、媒体报道确定、工作证制作、费用收集。
晚会全过程确定及彩排：由节目组负责。节目单确定交由各部门，加紧排练节目。并进行第一次彩排(时间、地点待定);末期宣传：宣传组负责;
领导邀请：由礼仪组负责;
工作证制作：由后勤组负责;
场地确定：由舞台组负责;
媒体报道确定：由外联组负责;(待定项目)
费用收集：由团委策划部后勤常务组负责。务必收正规发票，若此期无法收齐务必于晚会开始前收齐。
二、晚会当日流程：详见晚会当日工作流程(附录一)
三、节目单：
节目数量、节目排序、节目名称类型、节目长度、演员姓名及演员联系方式等(见附录二)
四、资金预算、来源及用途(见附录三)
五、应急控制
1、电应急方案
若晚会前停电，晚会最多推迟半小时举行，此间观众可以自由处理自己的时间;如果半小时后仍没有正常供电，则由主持人宣布晚会改天举办。
在晚会前半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行;在晚会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会闭幕。
在停电期间，由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作;宣传组负责摄影有关设备的看管;机动组负责(外联组协助)与供电部门联系;后勤组负责物品等的看管;礼仪组负责领导及来宾的服务工作;由机动组负责现场秩序的维持;由舞台组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。
在主持人宣布晚会改天举办或闭幕后，按“会后工作分工细则”(附录四)清理会场。
2、灯光应急方案
如果舞蹈要使用的彩灯无法正常使用时，是否考虑用其他代替或此节目退后演出，即待修好后。由舞台组负责修理，若在有限时间内无法修好，是否考虑该节目不用彩灯或取消该节目;
若是照明灯无法正常使用时，可以考虑主持人上台是暂时不开灯，此时舞台组负责及时购买照明灯泡。
3：节目应急方案
上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，若前一节目由于各种原因无法按时出演时，下一个节目即时跟进;
任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时，由节目的领演人迅速组织演员重演此节目;若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消该节目。
4、其它紧急情况发生时，由机动组负责处理。
第五部分附录列表
附录一：晚会会前、会中及会后工作细则一览表：
次序工作内容时间控制负责人
(1)场地申请(2)四位礼仪到岗(3)发放节目单
(4)会场服务器具(5)引领观众进场入座(6)搬运学生会器材
(7)借用所需工具工作(8)舞台搭建及灯光安装调试工作(9)音箱设备调试工作
(10)准备好晚会所需伴奏带(11)化妆室换衣间搭建工作(12)服装道具准备工作
(13)搬运桌椅及电脑(14)赞助商的服务工作(15)赞助商接待交流工作
(16)换衣间服务人员到位(17)维持秩序工作人员到位(18)舞台道具服务人员到位
(19)照相及dv工作人员到位(20)电线及器材看管人员到位(21)预演节目准备工作
(22)进出口控制工作(23)外场小活动秩序维持工作(24)主持人、演员到位
注：
各工作组在尚未开展自己的工作或完成自己的工作时，请自觉参加其他工作组的工作以加快整体工作进程;
晚会结束后，工作人员按照会前安排的相应工作进行收场工作。
注：
1、晚会结束后立即开展清理会场工作，各负责人完成自己的工作即可离开会场;
2、如不能马上归还的物品，先运回院学生会办公室或相关责任人宿舍，并在以后的一天内由原定负责人送达。
附录二：节目及节目出场顺序等内容
附录三：资金预算及来源
附录四：会后工作分工细则
附录五：相关负责人及组员的联系方式
附录六：相关节目衔接
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