详解会展活动商务邀请函的写作格式介绍

2018-07-16邀请函

  商务邀请函的基本内容包括:会展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的;主办机构和组织机构;会展活动的内容和形式、特点等;主要参加或参与对象;会展活动的相关收费标准;联络方式以及其他需要说明的事项。

  会展活动商务邀请函(信)结构与写法

  ⒈ 封面 通常会展活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函(信)封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主;而特殊的商务邀请函(信)。则在封面上只注明会展活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。

  ⒉ 标题 由会展活动名称和“邀请函(书)或(信)”组成。

  会展活动名称可以分为三个部分:基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如:第十届中国家电产品博览会邀请函(信)、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函(信)。

  ⒊ 称呼 邀请函的发送对象有三类情况:

  (1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。

  (2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠“尊敬的”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

  (3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。

  ⒋ 正文 正文应逐项载明具体内容。

  第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的;

  第二部分组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍,包括的主办者、协办者、承办者等

  第三部分是时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。

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