新公文写作基础知识

2020-07-03写作基础

  公文,是公务活动中所形成和使用的文字材料,是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者,是机关实施管理的基本手段和重要工具,发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况,需要写成文件;我们要向乡镇、村安排什么工作,提工作要求,需要写成公文印发下去,备查、备用,便于基层照章执行;我们要告知社会公众一个什么决定,也要印制成公文。因此,公文写作与我们每一个机关告知人员息息相关,可以说,具备较强的公文写作能力,是每一个机关工作人员的基本素质要求。当前,各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员,有许多年轻人因为具备较好的文字功底,而被选拔进市、县党委、政府机关工作,从而改变了自己的生活环境和人生境遇,一些机关还因为选不到合适的文秘人员而发愁。由此可见,重视公文写作、加强公文写作,对于年轻人来说,具有更加积极的作用。

  一、公文的定义和分类

  (一)分类

  1、按照制文机关的种类划分:党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。今天讲的,重点是行政机关公文。

  2、按照行文方向划分:上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前,必须弄清楚行文方向,才能确定文种、内容、措辞等。

  3、按照保密程度划分:绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。我们在起草或者管理公文时,必须要按照该公文的秘密等级来处理,涉及秘密问题的,不能泄密。

  4、按照紧急程度划分:特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。紧急公文的处理,我在后面要专门给大家讲。

  5、按照使用范围划分:通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、皮肤、意见、函、会议纪要等全是通用公文;司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等等,属专用公文。今天讲的,主要是通用公文。

  6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分:规范性公文和非规范性公文。

  规范性公文有13种:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

  非规范性公文:除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。

  (二)机关公文要素

  机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。

  (三)公文处理包括哪些工作

  公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。

  二、公文写作的共性要求

  公文不同于其他文字作品,它的写作、制发、处理必须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。

  (一)确定文种

  这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前,要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用,是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象(为什么要写这个文件;写这个文件要达到什么目的,是安排工作、通报情况,还是解决困难问题;文件是写给哪个部门,是上行、平行还是下行),确定采取哪个文种。一般说来:

  1、要对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤消下级机关不适当的决定事项,选择《决定》文种。比如:党中央决定在全党(特别是党员领导干部)开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动,这对党的建设来说,是件大事,所以用决定文种;每年初的农村工作会议、计划生育工作会议上,县政府都要出台一个《关于兑现**年农村工作(人口与计划生育工作)责任制的决定》,这就是个奖惩决定。

  2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或决定,适用公告。比如,要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车分单双号进城运营,这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益,我们就要事先以各种方式发出公告,告知社会各界。联合执法队、建设局、交警大队。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的事项,比如停水停电,适宜采用通告文种。

  3、我们要将上级的文件批转给下级执行,或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时,一般印发《通知》

  4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时,选用报告类文种,如工作报告、情况汇报等等。(在其中,政府工作报告是一个有特指内容的文种,政府工作报告是政府向同级人大或人大常委会报告工作情况)

  5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题,选用《请示》。

  6、答复下级机关的请求事项,用《批复》。

  7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处理办法,一般选用《意见》。

  8、不相隶属的机关之间,也就是说不存在直接的行政管理关系的`机关之间,比如绥江县与三峡公司、与市财政、审计、国土等市政府部门,商洽问题、询问或答复问题,一般用《函》。

  9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神,选用《会议纪要》。

  10、还有一种《命令》文种,主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章(如主席令、国务院令),宣布施行重大强制性行政措施(如通缉令),这些法规、规章的制定,要省级以上的国家机关才能制定和通过,因此,在市、县两级,一般不涉及到《命令》文种。

  以上讲的是一般原则,具体采用哪类文种,要根据具体情况来确定。

  (二)规范写作

  公文写作要努力做到“七个规范”:

  1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章都要有主题,公文也不例外。公文主题的提炼标准,就是集中单一、鲜明显露。要求一文一事,一个主题,主题鲜明突出。主张什么,反对什么,要鲜明直接,不能含糊,不能让人产生歧义。

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