一、表扬信的格式
标题 一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。
称谓 表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人 的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某 机 关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
正文 正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。 用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要 突出 最本质的方面，要让实事说话，少讲空道理。 2、指出行为的意义 在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于 哪种 好思想，好风尚，好品德。
结尾 该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。如 “某 某某同志的优秀品德值得大家学习，建 议予以表扬。”写给本人的表扬信，则应适当谈些“ 深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用 语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向 你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶 格写。
落款 落款应写明发文单位名称或个人姓名。且在右下方注明成文日期。
二、表扬信例文
表 扬 信
xxx领导:
x月x日中午，由于xx孩子在家玩火，造成一场大火灾意外，当时我们尚未下班。贵校学生周xx发现火情之后，不顾自己身体有病，备不顾身冲进火海。由于火势过猛，屋里浓烟弥漫，xxx冲进屋后，房门马上被紧紧地吸住，外面的人无法进入室内，大家都为xxx捏着一把汗。xxx在呼吸困难的情况下，临危不惧，急中生智，打破窗户玻璃，屋里压力减轻了，房门通道可以打开了。救火中，xxx发现立柜还有一盒五四式手枪子弹，在十分危险的情况下，毫不犹豫地捧起弹盒扔到窗外，避免了一场严重事故的发生。在xxx的带领下，大火终于扑灭，但xxx同学头发被烧焦了，双手也烫伤了，该同学的英勇救人表现使所有在场的人发自内心敬佩。 正值全国开展学雷锋运动之时，贵校学生xxx不顾个人安危，临危不惧，挺身而出， 抢救他人家庭财产。这一高尚行为为我们树立 了良好的榜样。我们除向xxx同学学习外，特写信向贵校建议，请贵枝领导把周xxx的英雄事迹广为宣传，予以表彰。使广大学生以xxx同学为榜样，将学雷锋做好事的运动推向高潮。