浅析声明书公证的风险防范
什么是声明书公证?
声明书公证是公证机构根据当事人的申请，依法证明其声明行为真实、合法的活动。声明多体现在民事、经济交往过程中，它以声明人意思自治为原则，用书面形式来体现。声明书经过公证，通过证明声明人的真实意思表示，可以防止他人伪造、篡改或者冒名顶替，使声明书接受者和使用者消除疑虑。因为声明书系单方的法律行为，所产生的后果亦由声明人自行承担，所以公证机构在办证实践中对声明人的意思表示真实和民事法律行为的把握上都十分重视，而对声明书内容的合法性问题研判上有所忽视。有部分公证涉诉案件系声明书公证所引发，对公证行业而言，对此动向有必要予以重视和关注，并认真加以分析，笔者希望通过对声明书公证相关问题进行解析，得到一些启示，以更好地预防和化解办理声明书公证的风险。
一、声明书生效时间的判定
在公证处的实际业务操作中，声明书主要分为主张权利、放弃权利、承担义务、澄清事实四种，一般的声明书均自发表之时即生效，但放弃权利和承担义务的声明则需视其声明的时间而确定。如某债务人于2006年7月8日发表声明：“本人自2006年3月15日起对XX债务承担清偿责任”，那么此声明的效力应溯及到2006年3月15日，即从声明书所确定的时间起对上述债务承担清偿责任。也就是说如果发表声明的时间与所声称的时间不符，则以声称的时间为生效时间。类似特例的产生基于以下原因：一是当事人在诉讼过程已提交了放弃权利或承担义务的声明书证据材料，但法院在审理时建议当事人提供公证机构公证的声明书，以提高证据的效力;二是采证部门在审核材料时，要求当事人提供经公证的声明书，以判别声明书的真实性和合法性;三是第三方要求当事人提供经公证的放弃权利或承担义务的声明书，以增强声明内容的可信度和可靠性。需要特别注意的是声明书中所声称的时间如果是还未发生的时间，那么该声明应是无效的声明。声明书的内容只能是客观存在的事实，所声明的内容如果与事实(这里的事实是指推定的事实，如无相反的证据证明，则所声明的内容即为推定的事实)相符，那么该声明为有效声明，如果与事实不符，那么该声明即为无效，而在提前发表的声明中，则因所声明的时间还未发生，所声明的内容可能发生也可能不发生，即该声明所涉及的事实是一种不确定的事实，即使将来成为事实，该声明在发表时不可能推定出该事实，则该声明应属无效声明。如某声明人发表声明自愿放弃对XX不动产的所有权，而在发表声明时实际并未拥有不动产的所有权，那么该声明则是一个无效声明，就是以后合法取得了不动产的所有权，该声明仍然无效，要使声明书有效，必须在取得不动产所有权后另行发表声明。概括地说声明内容的时间只能早于或等于发表声明的时间，而不能对将来的事情发表声明，将来的事情是不可能推定其为事实的。
二、声明书公证产生风险的主因和问题
在声明书公证办理过程中，可能因为声明书公证系单方法律行为，操作也较为简单，所以部分公证员对办理此项公证要求不高，把关不严，审查不细，由于主观上的轻视和一些客观因素，部分声明书公证就可能出现风险，并引发争议。声明书公证产生风险的主因和问题是：
1、声明书公证产生风险的主因
(1)办证理念和思维出现偏差。因为公证制度从初创、停滞到恢复、发展这一系列过程只有短短的二十几年历史，公证制度的逐步建立与完善也是一个从模仿到不断自我更新的过程，公证的理论体系和办证实践难免存在一些不成熟之处，对公证员而言，在办证实践中如果缺少一套完整的公证理论加以指导，办证理念得不到统一和澄清，在思维上容易出现偏差，这些偏差会潜移默化地表露在对法理的认识和实务的操作方面。
(2)实务操作的格式化造成公证人员思维方式的固定化。对单方法律行为所涉及的公证事项，办证操作即简单又固化，公证员的一些思维论证、法律推理等脑力劳动的付出根本无法得到充分的体现，长此以往，公证员在办理声明书类公证时易出现惰性的思维和机械的操作方式。
(3)转型期的社会有时功利性会占据主导地位，公证当事人为达到其个人的目的或谋取利益，会不择手段，因此虚假材料、冒名顶替、隐瞒事实等情况的出现也成为必然现象，这对于处在不断变动状态的公证业而言也容易出现风险。
(4)声明公证书的定式化不足以正确地概括该类公证的全部事实和内容，无法客观、公正地体现声明人办理该公证的全貌，包括当事人的意思表示、行为能力、事实内容等，同时定式化的公证书制约了公证员的思维和办证操作，公证业务的管辖又给当事人留下了可乘之机。
2、声明书公证容易出现风险的'问题
(1)声明人的意思表示在形式上存在缺陷。声明书须体现的是声明人的真实意思表示，意思表示是声明人作出民事法律行为的核心要素和必备要件，无意思表示不足以成为民事法律行为，声明书体现的是声明人旨在设立、变更或终止一定民事法律关系的书面表示行为，因而声明书必须在公证员面前亲自作出。但是由于一些客观的因素，对于年老体弱者或不识字、不能签名者，如果在办证过程中所有公证材料上仅以盖章形式代替，未按手印并建立声明人的指纹档案备查，未拍照或者摄像，随着时间的推移，公证当事人或者利害关系人可能会以此为由向公证处提出异议，就很容易引发争议。
(2)对声明内容和提交材料审查不严。声明书公证要求提交的材料相对其他公证事项而言较少，在提交能证明公证当事人的真实身份、住所等材料的基础上，部分公证机构对声明所涉及的事实和内容须提交的相关证据材料要求不高，这可能与办证的理念有关，声明书公证一般都注重于意思表示和行为能力，对声明所涉及事实和内容只要不违反法律和公序良俗就可以，声明行为所产生的责任和后果也由声明人自己承担，所以对声明所涉及事实和内容，部分公证员在办证过程中论证思考不充分或者不严密。而那些缺少材料支撑的声明书公证非常容易被异议人找出漏洞，也极易引发争议。因为《公证法》颁布施行后，要求公证机构办理公证，应当遵守法律，坚持客观、公正的原则，公证员在办理声明书公证过程中，如果因为审查不仔细、论证不严密而导致撤证的情形发生，公证处仍然需要承担相关的责任。