你一定接到过这样的会议通知：
会议通知兹订于1月20日(星期三)下午2：00在201会议室召开销售会议，请准时参加。
****部门
这样的通知我们经常见。没有明确的主题、目标、成果预期、参与人，最糟糕的是连结束时间都没有。拿到这纸会议通知的人，恐怕真的会担心一个下午的时间都在会议室里耗过去了。
我们经常会忽略会议邀请这个环节，认为无非就是通知大家来开个会，没有必要写的那么细，但其实会议邀请起到的不仅仅是通知的作用。一旦会议邀请发出，说明整个会议已经进入到准备期了，会议的内容、相关事宜等都要通过这个会议邀请告知大家，这不仅仅表明组织者对这次会议的重视程度，从另一个侧面也说明了会议主导者对参会者的尊重。
会议通知的 7 个要件
在一个完整的会议邀请中，至少应该包括会议时间地点、参会者、会议目的、预期成果、会议议题、会议议程、提前准备的资讯7个要件：
1-会议时间地点
会议通知上，我们只能找到开始时间、看不到会议的结束时间。这就让被邀请者很郁闷，同时也会为后面的工作安排造成很大的麻烦。最佳的方法是，明确标注会议开始时间与结束时间，同时建议大家能够提前十分钟到达。
2-参会者
谁会来参加这个会议?这些人在会议中的分工是什么?如果可以的话，应该在会议邀请中明确标明。如 孙继伟-会议主持，李二明-负责会议记录，赵明洋―项目发言人等。
3-会议目的
在组织中经常召开的会议有两类：一类是问题解决类的会议，另一类是决策类会议。其它类型的会议，如信息收集类、研讨类、报告会等，也可以采取其它方式进行，不一定非要把参与者聚集在一起。
会议的目的不同，所采取的方式、流程、参与者、时间长度会有显著差别。问题解决类的会议，与会者首先要对问题是什么达成共识，才可能探讨相应的解决方案。同时，参会者还要具备解决问题的专业知识与技能，才有可能达成会议目标。为了使参与者从一开始就明晰会议的重点，会议主题可以以问题的方式进行设置，比如：“如何在第三季度完成250万销售额?”
决策类的会议，在会议初始要对会议决策方式达成共识：是采取一票否决的方式、少数服从多数的方式还是交由领导来做决定。这样的好处在于，每一位参会者都知道自己的权利如何，可以最大限度的保障会议的成功进行。