书信是人们在日常生活、学习、工作和公务活动中应用最为广泛的有一定惯用格式的应用文，是个人与个人之间、个人与组织之间、组织与组织之间交流思想感情、传递意见要求、传播信息的书面形式。
同其它类应用文一样，书信具有实用性强、格式固定、使用广泛等特点。
由于文化背景与习俗的不同，英文书信与中文书信在书写格式上有较大差异，需特别注意。
书信的写法应注意三大部分。
一、信封的格式
在信封正面的中间略偏右的地方写收信人的地址，注意要先写收信人的姓名，再从小到大写上收信人的地址，寄信人的地址则按从小到大的顺序写在信封的左上角，或者是写在信封的背面。
二、书信的格式
书信分为正式信件(公务性信件和商务性信件)和非正式信件(家人、朋友之间的信件)两种。
三、正文的写法
1、信头(Heading)：信头是指写信人的地址及日期，位于信笺的右上方，距信纸的顶头约一英寸。顺序是先写地址，后写日期。地址由小写到大，即门牌号→街名→城市→省份→国名，由小到大的顺序书写。如“江西省万载县康乐镇田下路159号”，英文写法是：159 Tianxia Road, Kangle Town, Wanzai County, Jiangxi Province;日期可按“日—月—年”的顺序或“月—日—年”的顺序写。
2、信内地址(Inside Address)：它是指收信人的姓名和地址，写在信笺的左上方，稍低于信头一至二行，在称呼语上方。顺序是先写收信人姓名，后写职务，再写地址(由小到大)。商业往来信件及公函必须写信头和信内地址。但亲友、熟人之间的信可不写信内地址，信头处只写发信日期。
3、称呼(Greeting)：收信人的称呼，写在信纸的左边，低于信内地址。
4、书信的正文(Body)：是写信者所要说的话，正文信的内容，从左向右横写，低于称呼语，常在缩进四、五个字母处起笔。写信与写文章一样，要分段写，每段有一个中心思想，内容要表达清楚，语言要简单明了，态度要诚恳礼貌。给亲友的信还应亲切热情。考试时必须把规定的内容写清楚。正文结束时，还可写一两句表达心愿的话，如：Best wishes to you /Remember me to your family /Hoping to hear from you soon等。
5、结束语(Closing)：发信人表示自己对收信人的一种客套称呼，写在书信正文结尾下面低两行的位置上。一般它均从正中或偏右处写起。结束语的第一个字母必须大写，后面须加上逗号。收信人与写信人之间是朋友关系时常用：Yours,/Yours ever,/Ever yours,/Always(Sincerely) yours, 等等。
6、签名(Signature)：发信人自己的姓名，写在结束语的下面一行。可与结束语齐头或略向右靠一点儿。