档案管理现代化是指运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。它的基本内涵包括：档案信息的标准化建设、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化。档案管理现代化对推动我国经济社会发展具有十分重要的作用。
一、档案管理现代化建设的必要性
档案管理现代化是档案工作顺应时代发展的需要。传统档案管理工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，在科学技术突飞猛进、社会发展日新月异的今天，电子政务、电子商务日益普及，政务公开全面推行，对档案管理工作提出了更新更高的要求，传统档案管理方法弊端已突显。加快档案管理现代化步伐，适应时代需要，成为现代档案工作的一项重要内容，也是档案部门顺应时代发展的必然选择。
档案管理现代化是服务社会主义和谐社会的要求。和谐社会建设要求档案部门既要为政府各项工作提供基础服务支撑，又要成为党和政府连结广大人民群众的桥梁纽带。要求档案管理工作与时俱进，服务社会，在社会主义新农村建设、社会保障体系建设、和谐社区建设等各个方面，做好结合文章，发挥服务效能。
档案管理现代化是档案事业自身发展的必然选择。档案事业在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用。在档案工作的外部条件和内部需求都在发生深刻变化的情况下，档案管理现代化无疑是奠定档案事业基础性地位、实现自身发展的必然趋势，可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代管理体制的建立和完善，促进档案事业持续、协调、有序发展。
二、制约档案管理现代化建设的主要因素
认识不到位，整体氛围尚未形成。从目前情况来看，多数地方对于档案现代化建设的重要性、紧迫性以及复杂性、艰巨性普遍认识不足，没有真正摆上议事日程，进行全面规划和组织推进。同时，由于档案现代化建设是一项全新的工作，目前全省乃至全国都还处在摸索阶段，整体环境并不成熟，还存在不少亟待解决的问题，如大范围的统一信息网络平台尚未建成、档案信息网络之间不能互联互通、各类档案信息资源难以共享等，这也给档案现代化建设造成了许多困难，直接影响档案现代化建设的发展步伐。
组织规划滞后，投入严重不足。档案现代化建设周期长，投入大，难度高，必须通过合理有效的统筹规划、组织协调，才能逐步取得成果。目前我国档案现代化发展规划在总体框架、目标、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容等方面还缺乏全面谋划和统一部署，导致各地标准不一、各自为政，难以保证档案现代化建设沿着健康、稳定、有序的方向发展。同时，档案现代化建设是一项系统工程，无论是基础设施的配置、应用系统的使用，还是档案资源的数字化工作，都需要投入大量的人、财、物等资源。但由于资金问题，多数地方只能将有限的经费投入到诸如档案馆（室）库建设、档案保管条件改善等更为迫切的工作中，这也是造成档案现代化建设滞后的直接原因之一。
规范标准不统一，相关立法规范滞后。档案工作的标准化、规范化是档案现代化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：档案专业管理软件开发缺乏整体规划，软件在通用性、实用性等方面存在严重不足；档案信息规范化管理缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准，这些都直接影响着档案现代化建设的步伐。同时，原始记录性是档案的本质属性，而在档案管理现代化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、易于复制特性，而档案的原始记录性才具有法律凭证作用，这就引发了电子文档的原始记录性和凭证作用如何确定的问题，相关法律规范的制定迫在眉睫。
复合型专业人才不足，缺乏现代化建设的人才基础。档案管理现代化的前提是人才现代化，要求档案人员既要懂档案管理，又要掌握现代信息技术。目前大多数档案人员还停留在收发、查找的阶段，专业知识单一，普通操作型人才多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航等复合型人才十分匮乏，在很大程度上影响了档案管理现代化建设的质量和速度。