20**年是公司体系管理工作运行趋于稳定的一年。
与往年相比，变化最大的是九个部门对体系管理工作的接受程度、配合度更高了。很多 人体会到，在本部门本岗位管理好体系识别到的每个过程，能切切实实地帮助大家理清工作 思路，减少不必要的“跨部门摩擦”和“有理说不清”的情况。
而质量体系管理工作注重以“记录”“有效文件”作为证据的特质，也有效推进了公司 、 规范化管理。例如，每天公司以二级标准接待了多少客人、发放了多少香烟礼品、哪些领导 参观了 XX 博物馆等信息在前台一目了然。在计划部，可以查询到型号为“HFXX1220” 、设备 编号为“XX13A(007)4-1303”的钢门，由 XXX 班组 2013 年 5 月 17 日制作，2013 年 6 月 8 日 发货到 XXXX 城市广场三期 B 地块北区， 是该工地所发的第四批成品之一。
产品质量通过公司 组织的定期检查，对一线生产者和质检员，按照《产品质量控制奖惩条例》定期进行奖惩。
这些记录和文件，不但方便定量查询员工业绩、快速追溯质量信息，更为公司管理层思考如 何进一步加强管理提供数据支持。
员工的质量意识不仅通过报纸宣传和自身体验加强了，上半年开始组织的四体系目标稽 核，体系管理部门定期稽核《过程监视和测量报告》的自查和达标情况，也让大家通过稽核 这个平台更关注公司质量和经营目标，各部门共同努力达成公司的目标。
下面，我将从过程控制、文件管理、记录管理这两方面，分析各部门上半年质量工作的 展开情况，并对其下一步工作开展列出建议，望总经理指正，并对我下阶段如何协调、监督 他们的工作作出批示。
一、 过程控制技术质量部：①增加了油漆终检的控制（油漆为外包） ，外检员填写了记录，但是否需要 增加过程检验仍需评定。②已加强技改项目管理，相关立项、试行、评估记录齐全了，但缺 乏对技改方案实施效果的持续跟踪，也缺乏对技改项目投入产出比的核算。③通过《过程监 视测量报告》的填写，加强了对检验数据的管理，规范了部门工程派检的流程。④下半年， 请总经理考虑，是否提要求：技术员要起到指导工人按技术文件作业的作用，以推进技术文 件持续改进得更加有效、与现状、与国家标准一致。
生产部：①成品发货“先进先出”的操作方案和实施情况有待跟踪。②未按照工艺指导 书执行生产任务。③加强现场 5S 管理，建议继续采纳精益李老师的部分理念，加强可视化管 理（有正确的现场工位图、工作场所整洁、设备干净、工具/杂物摆在顺手的位置） 。
行政部：①市场部、安全设备部、工程部已经出具了罚单，人力资源组应在下半年尽快 建立职工奖惩卡，及年初工作计划中提到的职工培训卡。②在总经理的过问下，档案室开始 执行文具领用规定、统计其领用情况，但耗材类（打印纸、墨盒）办公用品无人管理，办公 设备如空调、LED 屏等安全设备部、行政部两不管。
安全设备部：完善了设备验收入库、维修验收等流程，缺少定期对设备情况（维修的可 预防性等）的分析，对可控的安全事故，有定责，但缺少追责。
其他五个部门在过程控制上，没有特别说明的，将从下面两方面展开说明。
二、 文件管理图一为公司质量文件分布图
注：质量文件目前共有 52 个，不包含《差旅管理规定》《员工休假办法》等内部管理文 、 件） 。图二为根据质量文件 2013 年的新增、更改、作废记录，查询到各部门活跃的文件情况：八个部门分析情况见下（财务部无体系文件）
（1） 安全设备部：从日常管理情况了解到，该部门对设备的控制情况基本符合质量体 系要求，但现有的两个程序文件《设备控制程序》《设备操作规程》均与公司现状不符，程 、 序文件中的流程图亦与实际运行过程中的流程图不同，因调整范围大，建议直接换版。
（2） 采购部
《采购控制程序》和《外协管理办法》规定与供方沟通的各个过程应持 公司“受控”的技术文件、有沟通记录（技术交底等） 、并对过程检验有记录、供方必须来源 于公司合格供方名录，这是体系要求但目前未完全达到的，公司实际采购过程的流程图也与 文件中的流程图不一致，建议该部门调整流程图，持续整改做到以上体系要求，并确保 A 类、 B 类供应商全部为合格供方。
（3） 工程部
《工程部管理程序》经过上半年两次更改，由粗犷管理逐步转变为规范 管理，但仍缺少对顾客财产（工地现场的成品）和设备工具（台账式管理账物相符自查）的 管理，建议改进这两点，并将《安装单价表》发布为公司有效文件。
（4） 计划部
《计划部管理程序》基本囊括了该部门日常工作，但不包含流程图，与 各部门经营信息的流转关系不明确，处理异常情况的原则不清晰，建议改进这两点。
《工作处 罚规定》涉及范围过于狭窄，建议与市场部、工程部等对异常情况进行处理的原则合并为公 司《异常情况处理办法》 ，由责任部门进行定责、计划部进行审核（经责任部门确认） 、人力 资源组根据审核意见进行处理。
《设备编号管理办法》没有必要单独成文，建议并入技术质量 部《产品标识和可追溯性控制程序》 。
（5） 技术质量部
《产品标识和可追溯性程序》与现状不符，建议调整；验收方为军 代表的新产品工艺文件更新过慢，建议技术文件能及时编制发布；除质量体系管理文件，如 《内审控制程序》《管理评审控制程序》等，技术质量部本身的程序文件较多，建议部门领 、 导对文件有效性给予更多关注，定期组织对文件适用性的评审，及时更新《适用的技术标准 清单》等文件。
（6） 生产部
《生产部管理程序》流程图过于简单，建议按照现状在人员考核、设备 保养、按工艺文件作业、质量控制、工作环境管理等方面进行丰富，并将《工具置换管理规 定》并入《生产部管理程序》《综合物资领用管理规定》并入《仓储管理规定》 ， 。
（7） 市场部：这是最早经我、XXX 整理流程的部门，程序文件齐全有效，但却难在执 行， 《市场部主业务流程》中的记录表，在 2 月至 7 月长达五个多月中 14 种记录的缺失量超 过 70%，跟踪过的客户信息、联系方式等重要基础信息缺失，填写齐全的表格只有财务结算 需要的《合同登记表》和《人防工程设备制作通知单》《顾客满意度监视测量方法》一直按 ； 季度在稽核报告提交前进行“补” ，无法作为正常工作开展，另，工作奖惩规定等重要文件已 执行四个月，仍未按公司文件管理制度走文件新增流程，导致其执行情况接受计划部等相关 部门的监管时十分被动。建议总经理指定市场部整改期限，扭转部门领导“重经营、不重内 部管理”的理念，质量管理人员仍然会持续向部门领导、内勤和项目经理持续灌输质量理念。
（8） 行政部：文件管理、记录管理相关的程序文件执行情况较好，人力资源组岗位职 责梳理的工作落实缓慢，现在的《岗位职责说明书》除计划部、生产部、市场部，均与现状 不一致，改进工作难以定量定时推进，建议总经理向主管领导提出要求。 质量文件的持续改进做的比较好的部门是工程部和生产部，对本部门所属的几乎所有文 件都有持续完善的记录。技术质量部体系运行和技术革新部分的文件有持续完善，但其他方 面文件的适用性低，行政部保密室质量文件有有效运行，其他方面文件有效性弱。
三、 记录管理 图三为公司记录表格分布图
注：有效的记录表格目前共有 308 个。图四为记录表格 2013 年的新增、更改、作废记录，查询到各部门活跃的记录表格情 况：可以看到，相对于文件，各部门表格的活跃比例较高、且分布比较均匀，从日常记录使 用情况抽查结果看，这些表格基本都是在用的有效表格，然而各部门表格设计存在以下问题， 建议各部门更改
（1）计划部：17 种表格中，①部分表格存在无“编制人”“审核人”或“日期”这样 、 的错误，建议尽快调整； ②派车单、派工单、应付款结算单已体现跨部门的审批流程，但程 序文件中没有提及，建议补充进文件。
（2）市场部：2 月至 7 月，除财务结算所需的 2 张表格，其余表格有超过 70%的大面积 缺失。不填写是市场部目前最大问题，建议总经理重申对部门领导的要求。 （3）采购部：记录表计划随着毛代表与公司领导的探讨，在下半年进行调整，体现在请 购申请转由分管/部门领导审核、总经理批准，采购部和财务部同为执行部门（A、B 类原材 料除外，请购部门仍可以为采购部） 。
（4） 工程部
记录表漏填是最大问题， 一定程度上受到班组文化水平等客观原因的影响， 但更多的是内勤与现场经理、班长的衔接不畅，信息流转时，外检员、计划部内勤需与工程 部内勤保持高度一致，这个已经反复强调，建议继续观察各方信息沟通的情况。
（5）生产部：记录表设计比较规范，使用情况未查看过，要经内审检查后判定，另表格 《自制设备验收单》建议废除，可使用《生产设备验收单》代替。
（6）技术质量部：表格太多了，体系运行方面的记录表填写正常，使用情况要经内审检 查后再行判定，表格设计的规范程度仍需要整理，建议贯标结束后提醒部门领导进行整理。
（7）安全设备部：表格经过 5、6 月份清理，设计方面已经规范，填写情况，要根据 6 月份稽核情况和本月内审情况判定。
（8）行政部：表格较多，有部分表格为一次性记录，如《行政办事指南》《年度复审工 、 作安排表》 ，建议废除此类“一次性”的记录表。
下半年，体系工作重点分为两块，一块是贯标工作，计划在 XX 月组织现场审核，XX 月进 行管理评审，文件资料的准备工作除我与体系员全程参加，还需 XXX 的配合。
另一块工作是体系的持续改进，工作目标包括
（1）将现有的体系文件（不含技术文件）由 101 个合并、精简为 94 个，实行三体系手 册合并，属性相同的文件进行合并。避免制度重复和冗余的情况发生，也节约办公纸张。
（2）跟进以上上半年的各部门体系漏洞。基本解决 7 月内审、二方审核和 X 月现场审核 中发现的整改项。同时与体系员、办公室文员一起，带动良好的工作氛围，跟进总经理在日 常办公会议中的决议，为每项决议的执行进行书面登记。
（3）继续梳理部门流程和表格，对不合理、不合适的地方提出修改建议，与各部门协调 整改。
在团队建设上，今年配置的体系管理员基本能胜任工作，计划在 2014 年上半年，她能够 通过公司内部审核、管理评审的锻炼、三次外部审核的磨练、参与所有部门日常体系改进工 作，加强对体系知识的熟练程度，掌握体系审核工作如何组织、如何准备，并能按照标准要 求熟练对各部门进行审核。
XX 2013 年 7 月 4 日