一、基本要求
(一)所有需要报送的表格必须按照规定的格式和模版填写。
(二)表格电子稿正文用宋体小四号字填写,评审报告正文用仿宋体四号字撰印。
(三)报送的电子版材料要命名为“xx院系国家奖(助)学金申报材料”，要分为“xx院系国家奖学金申报材料”、“xx院系国家励志奖学金申报材料”和“xx院系国家助学金申报材料”三个文件夹。申请表审批表要命名为“编号-学生姓名”，编号为汇总表中该学生对应的序号。编号统一为000，由学生处汇总审查后统一汇编。
(四)国家奖学金、国家励志奖学金的时间按上一学年填写，国家助学金的时间按本学年填写，如今年评审的是20xx-20xx学年国家奖学金和国家励志奖学金，20xx-20xx学年的国家助学金。
(五)各教学单位填写申请审批表意见要加公章，国家奖学金、国家励志奖学金审批表“领导签名”必须手签，不得用签名章代替。院(系)意见栏必须要填不低于20字的内容，且同个学院内容不得重复。
二、学生申请表填写说明
(一)表格为一页，正反两面打印，不得随意增加页数，不得涂改数据或出现空白项。各类“申请审批表”表格上报一式两份，一律使用原件，不得使用复印件。学生成绩单、获奖证书等证明材料只需经过教学单位审查，不需随表报送。
(二)盖章处必须加盖各级公章，签名处必须由相关人员亲手签写。
(三)“学校”、“院系”、“专业”、“民族”等要填写全称，如“中国美术学院”、“设计艺术学院”、“平面设计专业”、“汉族”等。“实行综合考评排名”一栏电子稿中用√ 替代小方格子，但是打印出来的纸质稿必须要在该方格子内手工打上√。
(四)“基本情况”栏目
1.“出生年月”和“入学时间” 用阿拉伯数字填写，格式为“xxxx年xx月”，如：2009年05月。
2.“身份证号码”如果最后一位是字母,须大写。
3.“政治面貌”填写“中共党员”、“预备党员”、“共青团员”或“群众”。
4.“联系电话”填写正常使用中的手机号码。
(五)“学习情况”栏目
表格中学习成绩、综合考评成绩排名的范围由各高校自行确定，学校、院系、年级、专业、班级排名均可，但必须注明评选范围的总人数。成绩排名统一用阿拉伯数字填写，如：1/500。
(六)“获奖情况”栏目
“奖项按照国家级、省级、校(市)级、院(县)级顺序逐级填写。获奖日期格式为 “xxxx年x月”，如：2009年5月。
(七)“家庭经济情况”栏目
“家庭户口”和“认定情况”里a、b选项，纸质稿上用打勾方式选择，电子稿采用在选项上加下划线方式选择。
(八)“申请理由”栏目
能如实反映国家奖学金申请学生学习成绩优异，社会实践、创新能力、综合素质等方面特别突出;能如实反映国家励志奖学金申请学生学习成绩、
思想道德等各方面情况。字数控制在200字左右。
(九)学校意见填写说明
1.“推荐意见”栏的填写应当简明扼要，字数控制在100字左右。推荐人必须是申请学生的辅导员或班主任，其他人无权推荐。
2.“院(系)意见”栏须写明“同意”或“不同意”。
3. 各级评审时间填写要大致符合评审程序。
三、名单表填写说明
(一)名单表电子稿单元格内容要水平、垂直居中对齐。
(二)“学生姓名”一列字与字间不得有间隔。“入学年月”按“xxxx年x月”格式填写，如：2009年5月。
(三)“经办人”、“联系方式”、“传真”、“电子信箱”为必填项目。
(四)国家助学金备案表中“资助档次”填写“一档”或 “二档”。