一定要知道的各种会议通知

2018-07-21会议通知

  欢迎来到CN人才网,今天小编给大家介绍的是一定要知道的各种会议通知,希望对大家有帮助。

 一、要求准备汇报材料的会议通知

  有的会议要求企业与会代表准备汇报材料。

  这样的会议通知发出应当尽量提前,早出“安民告示”,给与会代表单位留有充足的准备时间,这有利于提高会议的质量。如例1《通知》,成文时间是xxx4年2月10日,距离3月19日开会,准备时间应当是绰绰有余的。

  例1分析。《通知》的正文部分,“通知缘由”:讲清了开会依据、会议组织者、开会时间、会议名称。然后,用承启语转入“通知事项”:包括通知具体会议时间和报到日期、会议地点、会议内容、参加会议的人员和名额、会议接站安排、各单位应准备的汇报资料内容、联系人、联系电话和传真等。其“执行要求”:主要是提出参加会议的人员名单回执时限、要求机场、火车站接站信息沟通时限、要各单位准备汇报资料等。

  【例1】

  ××××集团公司关于召开物资工作会议的通知

  各直属公司、总厂、厂、院:

  为了贯彻中央经济工作会议精神,集团公司定于3月中旬召开xxx4年度物资工作会议。现将有关事项通知如下:

  一、会议时间:xxx4年3月19日至21日,会期3天,3月18日报到。

  二、会议地点:北京××宾馆(北京××区××路×号)。

  三、会议内容:

  1.贯彻中央经济工作会议、总公司第××次经理(厂长)会议以及固定资产投资工作会议精神。

  2.总结xxx3年物资供应工作经验,进行经验交流和表彰奖励。

  3.部署xxx4年物资供应工作。

  四、参加会议的人员和名额见附表。参加会议的人员名单回执请于3月8日前报到××公司经理部。

  五、3月18日报到当天,首都机场全天接站。火车站凭电报、传真或电话接站。会议代表请于3月15日前将到达日期及所乘车次、航班告××公司经理部。

  六、请各单位按会议内容做好以下准备:

  1.本单位贯彻落实总公司实行统一组织订货的做法、经验、体会;

  2.对进一步深化物资流通体制改革的意见和建议;

  3.本单位xxx4年物资需求计划。

  七、联系人:xxxx

  联系电话:xxxxxxxxxxxx

  传 真:xxxxxxxxxxx

  (××××集团公司印章)

  xxx年二月十日

  例1《通知》属于复杂性会议通知。标题写明了会议名称。正文约400字,在点明会议目的后,用“现将有关事项通知如下”的承启语导入会议时间、地点、内容并告知接站情况;最后对参加会议的单位提出三点要求。其文字之简练,内容之全面,条理之清楚,自不待言。

  这里特别提请读者注意的是,例1《通知》中几个时限的确定,都是有讲究的。

  xxx4年2月10日发文(距开会37天),已如上述,时间、空间足够与会单位作相应准备。要求3月8日前报来参加会议的人员名单回执(距发文17天,距开会11天),既是让与会单位有足够时间研究确定与会人员名单,又是让会议组织者能够根据与会人员级别和专业(涉及讨论分组以及小组召集人、记录员的遴选)、性别(涉及住房调配)、是否少数民族(涉及是否需要分餐或特殊照顾)等等比较从容地进行各项会务安排。

  要求3月15日前报来参加会议的人员到达日期及所乘车次、航班(距开会4天),是因为各与会单位情况千差万别、事情也千变万化,如果过早确定出差方式(飞机、火车)以及航班、车次,不现实,到头来还可能生变。但,这时间也不能再往后推迟,比如推后到紧挨开会的前夕。因为,从会议通知看,会议代表来自四面八方,会议组织者还要调配足够数量的各种车型的车辆、驾驶员、接待员,保证集中到达的有大客车或面包车接,零星到达的有小轿车接;接到之后,马上能送到住地,减少在机场、火车站或者路途上潴留的时间,让代表休息好,保证会开好。

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