写好会议通知必要条件

2018-07-21会议通知

  如何写好写好会议通知?下面请看小编给大家整理收集的写好会议通知必要条件,供大家阅读参考。

  核心部分——必要条件

  时间和地点:这部分是干货,没有水分。需要注意的是,时间和地点什么时候需要分开说。我的常用做法是,如果时间和地点中有一项超过一个内容,如“时间,2016年×月×日;地点,主会场:第一会议室,分会场:第二会议室,”那分开来写。如果时间地点分别只有一个,那合并写较为简练。

  参会人员:分两种情况,有领导参加和无领导参加。有领导参加,建议将领导单独成行,以示尊重。这里需要注意部门顺序,无论是部门名称或是部门负责人姓名,都需按照企业部门排序来分布。如“办公室、人资部、发展部部门负责人”或者依次将姓名逐一列出。在罗列姓名时,需要仔细核对,避免出现错别字或同音字错误。

  会议议程:该部分须按照“1、2、3、4”,将会议流程逐一罗列。需要注意的是,由于议程会根据情况发生变化,在发布通知是要注意时效性,避免出现通知与实际内容不符的情况。同时在该环节要注明会议预计时长,以便参会人员合理安排时间,提高会议效率。

  辅助部分——充分条件

  主送单位:涉及所有单位的,可以说“×××各部门”“×××各单位”。涉及某一个既定群体的,可以说“×××监管委员会”“××××迎审组”;只涉及某几个部门,可以逐一列出,需要注意的是,不能过多,一般以一行以内为宜;如果涉及部门比全体部门少,又不宜列出,那可以为“相关部门”,但在参会人员中必须详细说明所涉及的人员。

  会议目的:这部分是阐述为什么要召开会议,语言要求准确、精炼。常用形式为“为了×××××”,“按照×××××”,说完这些,以“经研究”三个字作为转折,接“决定召开×××××会议,具体事宜通知如下”。需要注意的是“为了”“按照”等词都属于套话内容,不宜太多,因为下面介绍的才是最为主要的内容,不能喧宾夺主。

  会议要求:该环节明确会议召开的要求等。如需要有关部门配合,如调试会议设备等,须提前与有关部门沟通确认,并在办公系统中提出申请。同时要注明联系人、电话等,对于需要报送材料的情况,要明确报送方式。

  核心部分与辅助部分相互作用,缺一不可。通知起草规范、精炼,不仅能够起到告知目的,更能够展现出部门严谨的工作作风和办公态度。

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