写好会议通知需避免问题

2018-07-21会议通知

  欢迎来到CN人才网,下面是小编给大家介绍的关于写好会议通知需避免问题,希望大家喜欢。

  需避免问题

  对象不清。比如主送单位为“有关部门、相关部门”等字眼,同时在下文并未详细列出,就会让人一头雾水,会议有没有我的事儿?我该不该参加呢?

 目的不明。通知开头站位过高,很多同志起草通知时从文件里随意摘抄一段,不假思索就放到这里,忽略了要求与会议的衔接问题,导致目的与内容脱节,显得不伦不类,文不对题。

  人员混乱。我们很多同志在起草时不注意这些细节,如企业领导与普通职工混排、部门顺序错误、名字出现错别字等屡见不鲜。有人说,领导与员工混排不正说明亲民吗?其实不然,因为现在会议较多,很多部门在查看通知时一扫而过,如果没有看清是否有领导参加,就提不起足够重视。

  要求不明。首先是会议的议程、时长不介绍,导致参会人员工作时间不好安排。其次是不留联系方式,联系方式很关键,因为难免有说不到位的地方,留下联系方式可以便于参会人员咨询。

  延展阅读:

  核心部分——必要条件

  时间和地点:这部分是干货,没有水分。需要注意的是,时间和地点什么时候需要分开说。我的常用做法是,如果时间和地点中有一项超过一个内容,如“时间,2016年×月×日;地点,主会场:第一会议室,分会场:第二会议室,”那分开来写。如果时间地点分别只有一个,那合并写较为简练。

  参会人员:分两种情况,有领导参加和无领导参加。有领导参加,建议将领导单独成行,以示尊重。这里需要注意部门顺序,无论是部门名称或是部门负责人姓名,都需按照企业部门排序来分布。如“办公室、人资部、发展部部门负责人”或者依次将姓名逐一列出。在罗列姓名时,需要仔细核对,避免出现错别字或同音字错误。

  会议议程:该部分须按照“1、2、3、4”,将会议流程逐一罗列。需要注意的是,由于议程会根据情况发生变化,在发布通知是要注意时效性,避免出现通知与实际内容不符的情况。同时在该环节要注明会议预计时长,以便参会人员合理安排时间,提高会议效率。

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